Projekte

Allgemeines

Im Modul "Projekte" können Projekte erfasst und organisiert werden. "Projekte" ist eine eigenständige Applikation, die im Importpaket von Intrexx Share enthalten ist und an einer beliebigen Stelle in der Menüstruktur des Portals eingeordnet werden kann. Wenn Sie die Applikation "Projekte" im Browser öffnen, finden Sie auch hier die Intrexx Share Navigation. Funktionen und Optik sind vollkommen identisch, egal, ob Sie die Applikation direkt oder das Modul "Projekte" aus Intrexx Share heraus öffnen. Für die volle Funktion der Applikation "Projekte" sollte der E-Mail-Service konfiguriert sein.

Projekt erstellen

Hier sehen Sie die Startseite des Moduls "Projekte". Klicken Sie auf "Projekt erstellen".

 

Der Ersteller eines Projekts wird automatisch in die Projektleitung aufgenommen.

Titel / Beschreibung

Tragen Sie hier den Projektnamen und eine kurze Beschreibung des Projekts ein.

Projektstart / Projektende

Tragen Sie hier den Beginn und das Ende des Projekts ein.

Bild des Projekts

Hier kann ein beliebiges Bild hochgeladen werden.

Dateien zum Projekt

Laden Sie hier bei Bedarf eine beliebige Anzahl von zugehörigen Dateien hoch.

Mitglieder

Hier können die Projektmitglieder (Teammitglieder) ausgewählt werden. Weitere Informationen finden Sie hier.

Speichern

Speichert die Eingaben ab.

Klicken Sie hier auf der Startseite des Moduls "Projekte" auf den Titel eines Projekts, um es zu öffnen.

Aufgabe erstellen

Klicken Sie auf "Aufgabe erstellen". Jedes Mitglied eines Projekts (Teammitglied) kann eine neue Aufgabe erstellen.

Titel / Beschreibung

Tragen Sie hier den Titel und eine Beschreibung der Aufgabe ein.

Datei

Hier kann eine beliebige Anzahl von Dateien hochgeladen werden.

Projekt

Wählen Sie hier das Projekt aus, dem die Aufgabe zugeordnet werden soll.

Bearbeiter

Hier kann der Benutzer, der für die Aufgabe verantwortlich ist, eingetragen werden.

Geplanter Start / Geplantes Ende

Die Aufgabe sollte zu dem hier eingetragenen Datum begonnen bzw. abgeschlossen werden.

Status

Hier können folgende Status für die Aufgabe definiert werden:

  • Backlog / Idee
    Aufgaben, die noch zu erledigen sind oder neue Aufgaben

  • To-do
    Aufgaben, die ausgeführt werden sollen

  • In Bearbeitung
    Aufgaben, deren Bearbeitung begonnen hat

  • Abgeschlossen / Archiv
    Aufgaben, die fertiggestellt oder archiviert sind

    Die Statuswerte sind fest vorgegeben und können nicht erweitert werden.

Priorität

Legen Sie hier die Priorität niedrig, mittel oder hoch fest. Die Prioritäten sind fest vorgegeben und können nicht erweitert werden.

Optionen

E-Mail an zuständige Person bei Überfälligkeit

Wird das Datum, das Sie in "Plan (Ende)" eingetragen haben, überschritten, so wird automatisch eine E-Mail an den Mitarbeiter geschickt, den Sie als zuständig ausgewählt haben.

E-Mail an Projektleitung bei Statusänderung auf Abgeschlossen

Wird der Status "Abgeschlossen" gesetzt, so wird automatisch eine E-Mail an die Projektleitung geschickt.

Auf Neuigkeiten anzeigen, dass Aufgabe erstellt wurde

Eine neue Aufgabe wird mit dieser Einstellung als Beitrag in den Neuigkeiten angezeigt.

Speichern

Speichert die Eingaben.

Projekt-Detailseite

Die Projekt Detailseite besteht aus 

dem "Projekt - Info" Portlet im oberen Bereich

und dem "Projekt - Aufgaben" Portlet im unteren Bereich.  Allgemeine Informationen zum Thema Portlets finden Sie hier.

Projekt - Info

Ein Klick auf den Projekt-Titel aktualisiert die Projekt - Aufgaben. Unter dem Projekt-Titel wird die Projekt-Leitung und die Projekt-Beschreibung angezeigt. Sie finden hier die genaue Anzahl aller Aufgaben mit den drei Status "Todo", "in Bearbeitung" und "Fertig".

Mitglieder

Hier wird die Anzahl der Projektmitglieder angezeigt. Ein Klick auf diese Schaltfläche öffnet eine Seite, auf der die Mitglieder verwaltet werden können.

Dateien

Alle Dateien, die Sie beim Erstellen oder Bearbeiten von Projekten und Aufgaben hinzufügen, sind hier mit einem Klick auf die Schaltfläche "Dateien" erreichbar.

Optionen

Ein Klick auf "Optionen" öffnet bei entsprechender Berechtigung das Menü "Optionen".

Mit Klick auf "Bearbeiten" können die Projektdaten bearbeitet werden. Alle Informationen dazu finden Sie hier.

Ein Klick auf "Benachrichtigungen" öffnet eine weitere Seite. Hier kann die Ausgabe von Beiträgen bei Änderungen an den Projektdaten auf der Neuigkeiten-Seite aktiviert bzw. deaktiviert werden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche rechts. Im aktivierten Zustand wird der Schaltflächenhintergrund farbig angezeigt.

Projekt - Aufgaben

Oben rechts finden Sie hier die Schaltfläche "Aufgabe erstellen", mit der neue Aufgaben angelegt werden können. Außerdem gibt es hier in den Ansichten "Kachel" und "Liste" ein Suchfeld, in dem Sie nach dem Titel einer Aufgabe, der Beschreibung, Kommentaren und Bearbeiter suchen können.

Aufgaben können mit Klick auf die folgenden Schaltflächen auf insgesamt drei Arten dargestellt werden:

Kanbanboard

Diese Ansicht ist die Standardansicht.

Die Aufgaben werden in den Spalten "Todo", "In Bearbeitung" und "Fertig", je nach Aufgabenstatus, angezeigt. Rechts oben können die Aufgaben nach Priorität und Bearbeiter sortiert werden.

Die Aufgaben können per Drag & Drop in die gewünschte Spalte verschoben werden, wobei sich der Status der Aufgabe automatisch ändert. Mehrere Aufgaben können auch innerhalb der einzelnen Spalten per Drag & Drop in die gewünschte Reihenfolge gebracht werden.

Das Aufgabenende wird rot gekennzeichnet, wenn die Frist erreicht ist.

Bei Mauskontakt mit einer Aufgabe wird die Schaltfläche "Bearbeiten" eingeblendet. Mit einem Klick darauf können die Daten der Aufgabe geändert werden.

Unterhalb der Schaltfläche finden Sie das verkleinerte Profilbild des Intrexx Share-Benutzers, der für die Aufgabe verantwortlich ist. Ein Klick darauf blendet weitere Profildaten, für die eine entsprechende Ansichtsberechtigung besteht, ein.

Unterhalb des Kanbanboards ist das Backlog erreichbar, in dem alle noch nicht zugeordneten Aufgaben gesammelt werden.

Liste

Stellt die Aufgaben in Listenform dar.

Rechts oben können die Aufgaben nach Status, Priorität und Bearbeiter gefiltert werden.

Ein Klick auf einen Aufgabentitel öffnet eine Detailseite mit den wichtigsten Daten der Aufgabe. Von dort aus erreichen Sie auch die Eingabeseite, auf der Aufgabe bearbeitet werden kann.

In der Aufgabenliste werden das jeweilige Fälligkeitsdatum, der Bearbeiter und die Priorität angezeigt.

In der Spalte "Todo" kann der Status direkt geändert werden. Klicken Sie dazu auf den Status der gewünschten Aufgabe. Daraufhin wird eine Seite eingeblendet, auf der Sie den neuen Status aus einer Liste auswählen können.

Kalender

Stellt die Aufgaben über den Zeitraum Aufgabenstart bis Aufgabenende in einem Kalender dar.

Informationen zu den allgemeinen Kalenderfunktionen finden Sie hier.

Aufgabe suchen

In den Ansichten "Kanbanboard" und "Liste" finden Sie links neben der Schaltfläche "Aufgabe erstellen" ein Suchfeld, über das nach Aufgabentitel, Beschreibung, Kommentar und Bearbeiter gesucht und die Liste der Aufgaben entsprechend gefiltert werden kann.

Aufgabendetails

Wenn Sie in den Projekt-Aufgaben in der Ansicht Kanbanboard, Liste oder Kalender auf den Titel einer Aufgabe klicken, werden die Aufgabendetails geöffnet.

Im oberen Bereich der Seite werden alle wichtigen Informationen zu einer Aufgabe abgebildet. Die Beschreibung der Aufgabe und angehängte Dateien können ein- und ausgeblendet werden. Ganz oben rechts finden Sie die Schaltfläche "Bearbeiten". Mit einem Klick darauf können die Daten der Aufgabe geändert werden.

Optionen

Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Optionen", die Sie rechts neben der Aktion "Gefällt mir" finden, wird ein Menü eingeblendet.

Beitrag bearbeiten

Blendet die Eingabeseite für die Bearbeitung der Aufgabe ein.

Alle Beiträge dieser App ausblenden

Blendet alle Beiträge im Modul "Neuigkeiten" aus, die aus dem Modul "Projekte" stammen.

Verschieben

Mit diesem Menüpunkt können Aufgaben mit Kommentaren an andere Stellen in Intrexx Share verschoben werden.

Dazu finden Sie oben auf der Seite drei Schaltflächen.

Verschieben auf eine persönliche Seite

Verschiebt den Beitrag auf eine persönliche Seite.

Geben Sie den Namen des Benutzers ein, auf dessen persönliche Seite die Aufgabe verschoben werden soll. Die Sichtbarkeit kann hier bearbeitet und auch ein Kommentar verfasst werden.

Verschieben in eine Gruppe

Verschiebt den Beitrag in eine Gruppe.

Wählen Sie hier die Gruppe aus, in die die Aufgabe verschoben werden soll. Auch ein Kommentar kann verfasst werden.

Verschieben in ein Event

Verschiebt die Aufgabe in ein Event.

Wählen Sie hier das Event aus, in das die Aufgabe verschoben werden soll. Auch ein Kommentar kann verfasst werden.

Beitrag ausblenden / einblenden

Blendet die Beiträge zur Aufgabe in den entsprechenden Modulen aus bzw. wieder ein.

Beitrag melden

Beiträge mit unangebrachten Inhalten können hier gemeldet werden. Die Intrexx Share-Administratoren werden dabei automatisch benachrichtigt.

Benachrichtigungen deaktivieren / aktivieren

Alle Informationen dazu finden Sie hier.

Kommentare

Im unteren Teil der Seite können Kommentare erfasst bestehende Kommentare mit der Aktion "Gefällt mir" gekennzeichnet werden. Um einen Kommentar zu erfassen, klicken Sie einfach auf den Link "Kommentar einfügen".

Hier kann der Kommentar eingetragen und bei Bedarf auch eine Datei angehängt werden. Links neben dem Kommentarfeld wird das Benutzerbild des Erstellers angezeigt. Ein Klick darauf blendet weitere für den jeweiligen Leser freigegebene Benutzerinformationen ein. Mit Klick auf OK wird ein Kommentar gespeichert.

Mit Klick auf "Optionen" rechts neben einem bestehenden Kommentar wird ein Menü eingeblendet, über das der Kommentar bearbeitet oder gelöscht werden kann.

Historie

 

Jede Aufgabe enthält zudem eine Historie in der die Status-Bewegungen und Änderungen der Aufgabe dokumentiert sind.

Startseite "Projekte"

Bei der Startseite des Moduls "Projekte" handelt es sich um ein Portlet mit dem Titel "Projekte". Alle Informationen zum Thema "Portlet" finden Sie hier.

Oben rechts finden Sie hier die Schaltfläche "Projekt erstellen", mit der ein neues Projekt angelegt werden kann.

Projekte können mit Klick auf die folgenden Schaltflächen wie folgt dargestellt werden:

Kachel

Diese Ansicht ist die Standardansicht.

Alle Projekte, bei denen Sie Mitglied sind, werden in Kacheln angezeigt. Die zuletzt bearbeiteten Projekte werden an erster Stelle angezeigt. Dabei werden das Projekt-Bild, der Titel und die Anzahl der enthaltenen Aufgaben pro Status angezeigt. Ein Klick auf das Projektbild oder den Titel öffnet die Projekt-Aufgaben-Seite.

Liste

Alle Projekte, bei denen Sie Mitglied sind, werden in einer Liste angezeigt.

Auch hier öffnet ein Klick auf einen Projekttitel die Projekt-Aufgaben-Seite.

Kalender

Zeigt alle Projekte, bei denen Sie Mitglied sind, über den Zeitraum von Projektstart bis Projektende in einem Kalender an.

Informationen zu den allgemeinen Kalenderfunktionen finden Sie hier.

Ressource

Zeigt alle Projekte, bei denen Sie Mitglied sind, über den Zeitraum von Projektstart bis Projektende in einer Ressource an.

Mit der Auswahlliste rechts oben neben der Schaltfläche für die Ressourcenansicht kann gezielt auf ein Projekt gefiltert werden. Informationen zu den allgemeinen Funktionen des Ressourcenelements finden Sie hier.

Archiviert

In den Ansichten "Kachel" und "Liste" finden Sie rechts neben den Schaltflächen für die Ansichten zusätzlich die Schaltfläche "Archiviert". Damit kann nach Projekten, die nach Projektende automatisch archiviert wurden, gefiltert werden.

Projekt suchen

In den Ansichten "Kachel" und "Liste" finden Sie links neben der Schaltfläche "Projekt erstellen" das Suchfeld "Projekt suchen". Damit kann nach Projekttitel, Projektbeschreibung und Projektmitgliedern gesucht und die Liste der Projekte entsprechend gefiltert werden.

Projektleitung und -Mitglieder verwalten

 

Der Ersteller eines Projekts wird automatisch in die Projektleitung aufgenommen. Projektleiter können über die Schaltfläche "Mitglieder verwalten" die Eingabeseite des Projekts öffnen. Dort können weitere Benutzer als Projekt-Teammitglieder aufgenommen werden.

In einem Projekt muss immer mindestens ein Projektleiter definiert sein. Mit Klick auf Optionen rechts neben der Projektleitung kann ein Projektleiter entfernt werden. Die Optionen-Schaltfläche ist nur für Projektleiter sichtbar. Um einen Projektleiter zu entfernen, muss zuerst ein anderes Mitglied als Projektleiter bestimmt werden. Ist dies noch nicht erfolgt, wird ein entsprechender Hinweis eingeblendet.

Mit Klick auf Optionen rechts neben einem der Mitglieder kann ein Mitglied zum Projektleiter ernannt werden.

Anschließend kann der ursprüngliche Projektleiter aus dem Projekt entfernt werden. Er wird anschließend als "normales" Projektmitglied geführt.

Mitglieder können nur von der Projektleitung über die Schaltfläche "Mitglieder verwalten" entfernt werden. Ein Mitglied kann das Projekt also nicht selbst verlassen.

Projekt-Plugin für Neuigkeiten-Beiträge

Aufgaben aus Projekten können im Modul "Neuigkeiten" angezeigt werden.

 

Abonnieren kann man die Projekte über den Filter in den Neuigkeiten. Klicken Sie auf der dann folgenden Seite auf den Link "Weitere Applikationen", um die Projekte anschließend zu abonnieren.

Wenn eine Projekt-Aufgabe in den Neuigkeiten kommentiert wird, dann werden die Kommentare auch in der Aufgabe im Projekt angezeigt und umgekehrt.