Intrexx Share 3.1

Projekte

Allgemeines

Im Modul "Projekte" können Projekte erfasst und organisiert werden. "Projekte" ist eine eigenständige Applikation, die im Importpaket von Intrexx Share enthalten ist und an einer beliebigen Stelle in der Menüstruktur des Portals eingeordnet werden kann. Wenn Sie die Applikation "Projekte" im Browser öffnen, finden Sie auch hier die Intrexx Share Navigation. Funktionen und Optik sind vollkommen identisch, egal, ob Sie die Applikation direkt oder das Modul "Projekte" aus Intrexx Share heraus öffnen. Für die volle Funktion der Applikation "Projekte" sollte der E-Mail-Service konfiguriert sein.

Projekt erstellen

Klicken Sie auf "Projekt erstellen".

Name des Projekts / Beschreibung

Tragen Sie hier den Projektnamen und eine kurze Beschreibung des Projekts ein.

Projektstart / Projektende

Tragen Sie hier den Beginn und das Ende des Projekts ein.

Bild des Projekts

Hier kann ein beliebiges Bild, das das Projekt symbolisiert, hochgeladen werden.

Dateien zum Projekt

Laden Sie hier bei Bedarf eine beliebige Anzahl von zugehörigen Dateien hoch.

Speichern

Speichert die Eingaben ab. Im nächsten Schritt können Aufgaben erstellt werden.

Aufgabe erstellen

Klicken Sie auf "Aufgabe erstellen".

Titel der Aufgabe / Beschreibung

Tragen Sie hier den Titel und eine Beschreibung der Aufgabe ein.

Datei

Hier kann eine beliebige Anzahl von Dateien hochgeladen werden.

Projekt

Wählen Sie hier das Projekt aus, dem die Aufgabe zugeordnet werden soll.

Neues Projekt anlegen

Öffnet eine Seite, auf der ein neues Projekt erstellt werden kann.

Zuständigkeit

Hier kann der Benutzer, der für die Aufgabe verantwortlich ist, eingetragen werden.

Zuständigen Benutzer auswählen

Öffnet eine Seite, auf der der zuständige Benutzer ausgewählt werden kann.

Priorität

Legen Sie hier die Priorität niedrig, mittel oder hoch fest.

Plan (Start) / Plan (Ende)

Die Aufgabe sollte zu dem hier eingetragenen Datum begonnen bzw. abgeschlossen werden.

Status

Hier können folgende Status für die Aufgabe definiert werden:

  • Backlog / Idee - Aufgaben, die noch zu erledigen sind oder neue Aufgaben

  • To-do - Aufgaben, die ausgeführt werden sollen

  • In Bearbeitung - Aufgaben, deren Bearbeitung begonnen hat

  • Abgeschlossen / Archiv - Aufgaben, die fertiggestellt oder archiviert sind

Optionen...

Blendet den unteren Bereich des Dialogs ein bzw. aus.

E-Mail an zuständige Person bei Überfälligkeit

Wird das Datum, das Sie in "Plan (Ende)" eingetragen haben, überschritten, so wird automatisch eine E-Mail an den Mitarbeiter geschickt, den Sie als zuständig ausgewählt haben.

E-Mail an Projektverantwortlichen bei Statusänderung auf Abgeschlossen

Wird der Status "Abgeschlossen" gesetzt, so wird automatisch eine E-Mail an die Projektleitung geschickt.

Speichern

Speichert die Eingaben.

Projekt - Aufgaben

Auf dieser Seite finden Sie im mittleren Bereich das Portlet "Projekt - Aufgaben".

Filter

Mit Klick auf "Filter ein-/ausblenden" kann die Aufgabenliste in einem Kalender nach dem Plan-Ende gefiltert werden. Mit Klick auf "Niedrig", "Mittel" und / oder "Hoch" werden die Aufgaben entsprechend der eingetragenen Priorität gefiltert.

Backlog / Idee (ein-/ausblenden)

Blendet einen Bereich ein bzw. aus, in dem nur die Aufgaben angezeigt werden, die noch kein To-do, nicht in Bearbeitung oder nicht abgeschlossen bzw. archiviert sind.

Optionen

Mit Klick auf "Optionen" wird ein Menü eingeblendet.

Bearbeiten

Blendet eine Seite ein, auf der die Aufgabe bearbeitet werden kann.

Bearbeiten

Blendet eine Seite ein, auf der die Optionen der Aufgabe und der Status bearbeitet werden können.

Status

Hier kann der Status der Aufgabe geändert werden.

Verschieben

Mit diesem Menü kann die Aufgabe einem anderen Projekt zugeordnet werden.

Zum Projekt

Blendet eine Seite ein, die die wichtigsten Details der Projektaufgaben tabellarisch anzeigt. Mit den Schaltflächen im oberen Bereich kann die Aufgabenliste entsprechend gefiltert werden.

Historie

Hier wird der Fortschritt der Aufgaben-Bearbeitung dokumentiert.

Details

Auf diesem Reiter werden die Details der Aufgabe angezeigt. Mit Klick auf "Bearbeiten" oben rechts kann der Status einer Aufgabe geändert werden. Um die weiteren Daten der Aufgabe zu ändern, klicken Sie auf "Bearbeiten".

Die Seiten "Historie" und "Details" erreichen Sie auch, wenn Sie auf den Titel einer Aufgabe klicken. Unterhalb einer Aufgabe wird die Anzahl der zur Aufgabe erfassten Kommentare angezeigt. Die Aufgabe, die hier im Beispiel noch den Status "Backlog / Idee" hat, wird, sobald sie einen anderen Status bekommt, entsprechend unterhalb des jeweiligen Statusbalken im unteren Bereich einsortiert. Der Status der Aufgabe kann mit Klick auf das Pfeilsymbol geändert werden.

Projekt - Team

Das Portlet "Projekt - Team" finden Sie im linken Bereich der Seite, die auch die Aufgaben anzeigt.

Projektleitung

Hier wird das Profilbild der Projektleitung angezeigt. Ein Klick auf das Bild blendet weitere Profilinformationen ein.

Ein Klick auf "Projektleitung bearbeiten" öffnet bei entsprechender Berechtigung eine Seite, auf der die Projektleitung geändert werden kann.

Projektmitglieder

Hier werden die Profilbilder der Projektmitglieder angezeigt. Ein Klick auf ein Bild blendet weitere Profilinformationen ein.

Ein Klick auf "Projektmitglieder bearbeiten" öffnet bei entsprechender Berechtigung eine Seite, auf der die Liste der Teammitglieder geändert werden kann. Verschieben Sie neue Mitglieder mit Klick auf "Markierte Einträge auswählen" in die Liste "Ausgewählt". Wenn ein Teammitglied aus der Liste "Ausgewählt" entfernt wird, wird eine eventuell bestehende Zuordnung zu Aufgaben beibehalten.

Teilnehmer aus Share-Gruppe übernehmen

Mit dieser Einstellung wird eine Auswahlliste eingeblendet, aus der eine Share-Gruppe ausgewählt werden kann, in der Sie selbst Mitglied sind. Die Mitglieder der ausgewählten Gruppe werden automatisch in die Liste "Ausgewählt" eingetragen. Damit werden nicht nur die Mitglieder der Gruppe ins Projekt übernommen, sondern auch die Share-Beiträge der zugehörigen Projekt-Aufgaben. Diese werden statt in den Neuigkeiten in der verbundenen Gruppe angezeigt.

Share-Gruppe erzeugen

Mit dieser Einstellung wird beim Speichern des Projekts automatisch eine neue Share-Gruppe mit den hier festgelegten Teammitgliedern angelegt. Als Gruppen-Name wird der Titel des Projekts verwendet. Die Share-Beiträge der zugehörigen Projekt-Aufgaben werden statt in den Neuigkeiten in der verbundenen Gruppe angezeigt.

Ist eine Gruppe mit einem Projekt verbunden, können in der Gruppe die folgenden neuen Portlets aus dem Modul "Projekte" eingeblendet werden:

  • Portlet "Gruppe - Aufgaben"

    zeigt die Aufgaben gesammelt in einem Portlet an

  • Portlet "Gruppe - Projekt"

    zeigt das Projekt-Info-Portlet an

Ist eine Gruppe mit einem Projekt verbunden, können im Projekt die folgenden neuen Portlets eingeblendet werden:

Projekt - Info

Das Portlet "Projekt - Info". finden Sie im rechten Bereich der Seite, die auch die Aufgaben anzeigt. Ein Klick auf das Projektbild oder den Titel öffnet bzw. aktualisiert die Projekt-Aufgaben-Seite. Ein Klick auf "Optionen" öffnet das Menü "Optionen", mit dem das Projekt verwaltet werden kann. Im Portlet wird angezeigt, wie viele Aufgaben offen (Status Backlog / Idee oder To-do) sind, und wie viele Aufgaben in Bearbeitung bzw. erledigt sind. Darunter finden Sie den Zeitraum, in dem das Projekt stattfindet, und den Projektleiter.

Projekt - Dateien

Das Portlet "Projekt - Dateien" finden Sie im rechten Bereich der Seite, die auch die Aufgaben anzeigt, unterhalb des Portlets "Projekt - Info". Hier werden alle Dateien, die bei der Erstellung oder Bearbeitung von Aufgaben hochgeladen wurden, angezeigt. Im Suchfeld kann nach Dateinamen gesucht werden.

Projekte - Kacheln

In diesem Portlet, das auch die Startseite des Moduls "Projekte" ist, werden alle Projekte, für die Sie ausreichend berechtigt sind, in Kacheln angezeigt. Sie finden hier dieselben Projektinformationen, die auch im Portlet Projekt - Info angezeigt werden. Ein Klick auf das Projektbild oder den Titel öffnet die Projekt-Aufgaben-Seite.

"Optionen"

Mit Klick auf diese Schaltfläche wird ein Menü geöffnet.

Bearbeiten

Öffnet eine Seite, auf der die Projektdaten bearbeitet werden können.

Team

Öffnet eine Seite, auf der Teammitglieder aufgenommen oder ausgeschlossen werden können.

Projektleitung

Öffnet eine Seite, auf der die Projektleitung geändert werden kann.

Archivieren

Öffnet eine Seite, auf der das Projekt archiviert werden kann. Das Projekt kann dann sowohl in Filtern als auch für die Erstellung oder Bearbeitung von Aufgaben nicht mehr ausgewählt werden.

Aufgabe erstellen

Öffnet eine Seite, auf der eine Aufgabe erstellt werden kann.

Benachrichtigungen

Hier können Benachrichtigungen aktiviert bzw. deaktiviert werden.