Office Integration im Modul Applikationen

1. Aktivierung auf Eingabeseiten

Wenn die Systemvoraussetzungen erfüllt sind und das AddIn installiert ist, kann die Office-Integration in jeder beliebigen Intrexx Applikation eingesetzt werden. Sie wird im Eigenschaftendialog einer beliebigen Eingabeseite auf dem Reiter Office-Integration aktiviert. Diese Eingabeseite wird später geladen, wenn Sie Dokumente in einer Microsoft Office-Anwendung über das Intrexx-Dateimenü öffnen.

Die Office-Integration kann nur aktiviert werden, wenn auf der Eingabeseite das Element Dateiauswahl integriert ist. Wie Sie eine Dateiauswahl erstellen können, erfahren Sie hier.

Setzen Sie hier die Einstellung "Office-Integration aktivieren".

2. Office-Integration in Microsoft Office

Die Funktionen und Menüs der Intrexx Office-Integration gleichen sich in den Microsoft Office-Produkten Word, Excel und Powerpoint und werden im Folgenden für Microsoft Word beschrieben.

Einstellungen

Über dieses Microsoft Office Menü können die Verbindungseinstellungen eingetragen werden. Wenn Sie die Einstellungen bereits bei der Installation des AddIns eingetragen haben, können sie hier geändert werden.

Reiter Server

Tragen Sie hier die Portal-URL ein. Die URL kann in den Portaleigenschaften ermittelt werden. Mit Klick auf "Standardeinstellungen" werden die Einstellungen, die Sie im Verlauf des AddIn-Setups gesetzt haben, wieder hergestellt. Mit einem Klick auf "Server" können Sie die Verbindung testen.

Falls ein Proxy verwendet wird, aktivieren Sie bitte die Einstellung "Proxy verwenden" und tragen die Proxy-Adresse ein. In den erweiterten Einstellungen können die Optionen "Lokale Adresse umgehen" und "Standard Authentifizierung verwenden" setzen. Weitere Informationen finden Sie hier:

https://msdn.microsoft.com/de-de/library/system.net.webproxy.bypassproxyonlocal%28v%3DVS.90%29.aspx
https://msdn.microsoft.com/de-de/library/system.net.webproxy.usedefaultcredentials%28v%3DVS.90%29.aspx

Auf dem Reiter "Login" wird die Authentifizierung analog zur der Authentifizierung, die für das Intrexx Portal (Hauptmenü Benutzer / Konfiguration) eingestellt ist, festgelegt. Mit Klick auf "Login-Informationen zurücksetzen" werden die Anmeldeinformationen, mit der Sie sich in Microsoft Office am Intrexx Portal Server anmelden, wieder zurückgesetzt.

Auf dem Reiter "Einstellungen" wird das temporäre Verzeichnis für Dateien aus einem Intrexx System festgelegt. Dieses temporäre Verzeichnis kann mit Klick auf "Jetzt Löschen" von älteren bzw. allen temporären Dateien bereinigt werden. In der Auswahlliste "Online Update Server" können Sie den Webserver-Typ Ihres Portal Servers ändern.

Dokumente öffnen und speichern

In Microsoft Word erreichen Sie die Office-Integration unter dem Hauptmenü "Intrexx Office Integration".

Im Menü "Dokument in Intrexx Office Integration speichern" können Sie nun ein beliebiges Microsoft Word Dokument speichern.

Wenn Sie das Menü wählen, werden Sie zunächst zur Anmeldung am Portal aufgefordert. Melden Sie sich mit dem gewünschten Benutzer, der Domäne und Passwort an. Mit der Einstellung "Anmeldeinformation speichern" werden die Informationen für die nächste Anmeldung gespeichert.

Hier werden alle Office-Integrationen, die im Portal aktiviert sind, aufgelistet. Wählen Sie die gewünschte Integration aus und klicken Sie "Weiter".

In dieser Maske kann im Feld "Suchen" nach bestehenden Dokumenten, die in dieser Integration abgelegt sind, gesucht werden. Alle bestehenden Dokumente werden in der Tabelle unter dem Feld aufgelistet. Die Tabellenspalten sind so aufgebaut, wie Sie es im Modul Applikationen im Eigenschaftendialog der Eingabeseite auf dem Reiter Office-Integration vorgegeben haben. Um einen neuen Datensatz anzulegen, klicken Sie bitte auf "Neuen Datensatz anlegen".

Hier kann ein beliebiger Titel eingetragen werden. Der Name des Dokumentes wird, gleichlautend zum aktuellen Namen, den das Dokument in Word trägt, automatisch eingetragen. Die Eingabeseite, die Sie hier benutzen, ist übrigens genau die Eingabeseite, die Sie im Modul Applikationen erstellt haben. Klicken Sie "Speichern", wenn alle Angaben vollständig sind. In Ihrem Intrexx Portal ist die Datei nun ebenfalls abgelegt. Wenn Sie auf der Hauptseite Ihrer Applikation eine Ansichtstabelle definieren, können Sie die Liste der aktuell erfassten Dokumente auch hier sehen und von hier aus in Microsoft Word öffnen. Das Öffnen in Microsoft Office wird mit den folgenden Spalteneinstellungen der Tabelle ermöglicht: Die Einstellung "Anhang" im Bereich "Behandlung von Bildern in E-Mails" sollte gesetzt sein.

Microsoft Word erkennt automatisch den Bezug und ordnet die Datei korrekt zu, wenn Sie das Menü "In Intrexx speichern" in Microsoft Word wählen.

Das Dokument kann nun in Microsoft Word mit dem Menü "Dokument von Intrexx Office Integration laden" wieder geöffnet werden.

Wählen Sie auch hier zunächst die gewünschte Integration aus.

Hier werden alle Dokumente, die in dieser Integration abgelegt sind, aufgelistet und können zur Bearbeitung ausgewählt werden.

Das Menü "In Intrexx speichern" unterscheidet sich vom Menü "In Intrexx speichern unter" nur darin, dass bestehende Dateien in einem anderen Datensatz, auch aus einer anderen Integration, gespeichert werden können. Das Datensatzoriginal bleibt dabei erhalten.

Office-Integration Portlet

Das Office-Integration Portlet kennen Sie bereits von der Installation des Office AddIns.

Sie können über dieses Portlet alle Applikationen erreichen, in denen Office-Integrationen aktiviert sind. Mit Klick auf das

Symbol neben dem Namen einer aktiven Integration sind diese Applikationen direkt erreichbar. Klicken Sie einfach auf den gewünschten Link.