Im Installationsverzeichnis adapter\microsoft_exchange
finden Sie die Datei "exchange_applications.lax", die vorgefertigte Exchange-Applikationen für Ihr Portal enthält.
Sie können dieses Applikationspaket wie gewohnt importieren.
Beim ersten Aufruf der Exchange-Applikationen im Portal werden Ihre Anmeldedaten abgefragt.
Je nach Konfiguration der Verbindung zum Exchange-Server wird die Anmeldung dann beim
erneuten Aufruf einer Exchange-Applikation nicht mehr angefordert. Im Folgenden finden Sie
eine kurze Übersicht über die Features der Intrexx Exchange-Applikationen.
1.1. Exchange-Kalender
Der Umgang mit Terminen ist eine der wichtigsten Aufgaben des Connectors für Microsoft Exchange. Folgende Einsatzgebiete werden vom Connector unterstützt:
Auflisten der eigenen Termine in einer Tabellendarstellung
Anzeige eines Einzeltermins
Anzeige Teilnehmer
Anzeige von Attachments mit Download
Anzeige von eigenen Terminen in Kalenderdarstellung mit der Möglichkeit, Termine per Drag & Drop zu verschieben
Anzeige von Einträgen freigegebener Kalendereinträge unter Berücksichtigung der Exchange-Rechte
Anzeige von Benutzern, die als Ressource betrachtet werden, also z.B. Besprechungsräume
Erstellen von Terminen
Ändern von Terminen
Löschen von Terminen
Auflisten von Einträgen über Tabellen, freie Tabellen und Kalender
Allgemeine Informationen zu den Kalenderfunktionen finden Sie hier.
Standardmäßig werden Betreff und Beschreibung von privaten Terminen in freigegebenen Kalendern anderer Benutzer als
"Privat" angezeigt und können nicht geändert werden. Dieses Verhalten kann deaktiviert werden, indem in den
Eigenschaften der Datengruppe "Kalender"
im Expert-Modus das zusätzliche
Setting "hidePrivateAppointmentsOfSharedUsers"
(boolean) angelegt und diesem der Wert "false" zugewiesen wird.
1.2. Exchange-Kontakte
Mit dieser Intrexx Exchange-Applikation können Sie auf Ihre Kontakte zugreifen und diese verändern und anzeigen. Folgende Funktionen werden unterstützt:
Anlegen eines eigenen Kontaktes
Ändern eines eigenen Kontaktes
Löschen eines eigenen Kontaktes
Auflisten von Kontakten über Tabellen, Frei gestaltete Tabellen, Kalendern
Auf dieser Seite werden alle Kontakte in Form von Visitenkarten angezeigt.
Einen neuen Kontakt anlegen
Ein Klick auf diesen Link öffnet ein Fenster, in dem Sie die Kontaktdaten eintragen können.
Kontakt Ansicht
Ein Klick auf einen bestehenden Kontakt öffnet die Detailansicht.
Kontaktliste
Auf dieser Seite werden alle Kontakte in einer Tabelle angezeigt. Im Suchfeld kann nach Kontakten
gesucht werden.
1.3. Exchange-Notizen
Hier können Sie auf Ihre Notizen in Exchange zugreifen und diese verändern und anzeigen. Folgende Funktionen werden unterstützt:
Notizen erstellen
Notizen bearbeiten
Notizen löschen
Übersicht
Auf der Übersichtsseite sehen Sie alle vorhandenen Notizen im linken Bereich.
Wenn Sie hier eine Notiz auswählen, werden die Details im rechten Bereich angezeigt.
Suche
Im Suchfeld haben Sie die Möglichkeit, nach Text in Notizen zu suchen.
Notiz erstellen
Ein Klick auf diesen Link öffnet ein Fenster, in dem neue Notizen angelegt werden können.
Bearbeiten
Öffnet ein Fenster, in dem der Text der aktuell ausgewählten Notiz geändert werden kann.
Löschen
Löscht die aktuell markierte Notiz.
1.4. Exchange-E-Mail
Hier haben Sie Zugriff auf persönliche Mails aus den Ordnern Posteingang, gesendete Mails und gelöschte Mails.
Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:
Auflisten von E-Mails über Tabellen, Frei gestaltete Tabellen, Kalendern
Anzeigen und Auswählen der Ordner-Struktur des persönlichen Postfachs
Link auf den OWA
Eintreffen von neuen E-Mails
Anzeigen der Anzahl von nicht gelesenen E-Mails
Anzeigen von E-Mails
Anlegen von E-Mails
Löschen von E-Mails
Wenn Sie auf eine Mail klicken, wird die Detailansicht der E-Mail eingeblendet.
Die Funktionen hier entsprechen den Funktionen eines Standard-E-Mail-Programms.
1.5. Exchange-Ressource
Die Ressourcenansicht ermöglicht die übersichtliche Darstellung von Terminen einzelner Mitarbeiter.
Die Termine können beliebig gefiltert werden. Außerdem kann der Benutzer einstellen, welche Daten
von weiteren Mitarbeitern er sehen möchte. Dabei ist entscheidend, dass der Benutzer über die entsprechenden
Berechtigungen an den Terminen der weiteren Ressourcen besitzt. Diese Berechtigungen können nur von den
jeweiligen Benutzern über Microsoft Outlook vergeben werden. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, den Zugriff
auf die Termine der einzelnen Benutzer nicht nur mit dem individuellen Account des jeweiligen Portalbenutzers
durchzuführen, sondern bei der Applikation einen ganz bestimmten Account zu hinterlegen, in dessen
Benutzer-Kontext auf die einzelnen Termine zugegriffen wird. So kann zum Beispiel ein Postfach "Vertrieb"
in Exchange angelegt werden. Diesem Postfach geben die einzelnen Vertriebsmitarbeiter die Zugriffsrechte
auf Ihren persönlichen Kalender. Damit sind Sie in der Lage, mit wenigen Änderungen an der Freigabestruktur
innerhalb von Microsoft Exchange komplexe Sichten auf die Termine einzelner Benutzer zu ermöglichen.
Die Ressourcenübersicht greift direkt auf die freigegeben Kalender zu und zeigt diese übersichtlich im
individuell anpassbaren Diagramm an. Allgemeine Informationen zu den Funktionen dieser Applikation
finden Sie hier.
1.6. Exchange-Aufgaben
Hier können Sie auf Ihre Aufgaben in Exchange zugreifen und diese entsprechend verändern und anzeigen.
Folgende Funktionen werden unterstützt:
Anlegen einer eigenen Aufgabe
Ändern einer eigenen Aufgabe
Löschen einer eigenen Aufgabe
Auflisten von Aufgaben in Tabellen, Frei gestaltete Tabellen, Kalendern
Ein Klick auf diesen Link öffnet ein Tooltip, in dem Sie die Aufgabe eintragen können.
1.7. Exchange-Einstellungen
In dieser Applikation werden die Freigaben erfasst. Der Microsoft Exchange-Server macht die
Informationen über Freigaben nicht zugänglich. Diese müssen – wie von Microsoft Outlook her gewohnt –
immer vom Benutzer selbst erfasst werden.
Zugriff auf Freigaben hinzufügen
Ein Klick auf diesen Link öffnet ein Fenster, in dem neue Freigaben erstellt werden können.
E-Mail-Adresse des Benutzers
Wichtig für die Freigabe ist die Mailbox des Benutzers. In der Regel entspricht diese dem Benutzernamen
bei der Anmeldung im Windows-Netzwerk oder der Haupt-E-Mail Adresse, kann jedoch – je nach IT-Strategie –
auch davon abweichen.
Vordergrundfarbe / Hintergrundfarbe
Für die Unterscheidung der einzelnen Benutzer können hier auch Vorder- und Hintergrundfarben
für die Einfärbung in den Diagrammen der Intrexx Exchange-Anwendungen eingestellt werden.
In Intrexx verwenden
Geben Sie hier an, auf welche Ressourcen Sie zugreifen möchten:
Kalender
Kontakte
Porteingang
Journal
Notizen
Aufgaben
In der Freigabeübersicht sehen Sie nach dem Speichern, ob Sie die Berechtigung haben, auf diese Ressourcen zuzugreifen.
Legen Sie hier den Titel der neuen Fremddatengruppe fest.
Datenbankverbindung
Hier kann die gewünschte Verbindung
ausgewählt werden.
Datahandler
Hier wird bei einer Exchange-Verbindung der geeignete Datahandler automatisch eingetragen.
Tabelle/ Ansicht
Sie können den Namen der Tabelle bzw. Ansicht direkt eintragen oder auf
"Suchen" klicken und im folgenden
Dialog
nach dem Tabellen- bzw. Sichtnamen suchen. Klicken Sie auf "OK", wenn Sie die Tabelle oder
Sicht ausgewählt haben. Alle Informationen zu den Einstellungen zur Anmeldung finden Sie
hier.
Die Datenfelder, die in der Applikation angezeigt werden sollen, können jetzt auf dem
Reiter Datenfelder
ausgewählt und mit Applikations-Elementen verbunden werden.
Im unteren Teil des Dialoges kann ein Benutzer für den Zugriff auf Exchange definiert werden.
Mit der Option "Anmeldung als aktueller Benutzer" wird der aktuell in Intrexx angemeldete Benutzer
für den Zugriff auf Exchange verwendet. Mit der Option "Anmeldung als statischer Benutzer" wird der Link
"Benutzer auswählen" aktiviert. Ein Klick auf diesen Link öffnet einen Dialog, in dem bereits angelegte
und Exchange-Benutzern zugeordnete Benutzer aus der
Datenquellen-Konfiguration
ausgewählt werden können.
Klicken Sie auf "Neue Zuordnung zur Exchange-Konfiguration hinzufügen",
um einen neuen Benutzer anzulegen und zuzuordnen.
Geben Sie hier das Passwort für das MediaGateway Administrator-Konto ein. Das Passwort
muss nur einmal pro Session eingegeben werden. Klicken Sie dann auf "OK".
Alle Informationen zu diesem Dialog finden Sie hier.
Klicken Sie dann auf "OK", wenn die Angaben vollständig sind.
Mit Klick auf "Zugriff auf Freigaben verwalten"
können bei bestehenden Benutzer-Zuordnungen alle Freigaben in einem weiteren
Dialog
bearbeitet werden.
3. Exchange-Kontrollen
3.1. Exchange-Dateiauswahl für Anhänge
Mit dieser Kontrolle können Dateianhänge in Exchange-Anwendungen abgelegt werden. Die
Kontrolle kann nur in den Fremddatengruppen
Exchange - Termine
Exchange - Nachrichten
Exchange - Kontakte
Exchange - Aufgaben
Exchange - Ressourcen - Termine
einer Exchange-Verbindung eingesetzt werden.
Dieses Element finden Sie auch in der Applikation Exchange-E-Mail auf der Seite "E-Mail bearbeiten".
Eine Exchange-Dateiauswahl für Anhänge kann unter folgenden Voraussetzungen verwendet werden:
Die Seite, auf der sich das Element befindet, muss auf einer Seite unterhalb der Exchange-Datengruppe liegen.
Bei nicht erfüllten Voraussetzungen werden Sie in diesem Dialog darauf hingewiesen,
welche Elemente und Struktur für den Einsatz der Exchange-Kontrolle benötigt werden.
Das Exchange Objekt, z.B. eine E-Mail, für das eine Datei hochgeladen werden soll, muss
existieren. Das ist der Fall, wenn in einer Intrexx-Exchange-Applikation die Eingabeseite,
in der z.B. Mail-Inhalte erfasst werden, gespeichert wird. Das Element "Exchange-Dateiauswahl für Anhänge"
muss also auf einer eigenen Seite eingesetzt werden, die z.B. von der Eingabeseite aus über eine
Schaltfläche mit der Aktion Speichern
geladen wird. Die Eingabeseite, auf der sich die "Exchange-Dateiauswahl für Anhänge" befindet, muss im
Hauptfenster oder Popup geladen werden. Die Schaltfläche, die die Seite mit dem Element lädt, muss mit der
Option Sprung auf bestehenden Datensatz eingestellt sein.
Auch die Schaltfläche, die die Seite mit der "Exchange-Dateiauswahl für Anhänge" speichert,
muss mit der Option Sprung auf bestehenden Datensatz
eingestellt sein. Die aufrufende Seite, also z.B. die Eingabeseite, in der die E-Mail-Inhalte erfasst wurden,
muss als Sprungziel eingestellt sein. Außerdem muss bei dieser Schaltfläche das
Expert-Attribut rq_msexcaction
mit dem Wert "upload" eingetragen werden.
3.2. Exchange-Dateiauswahl für Anhänge Ansicht
Mit dieser Kontrolle können Dateianhänge einer Exchange-Datengruppe als Aufzählung von Downloadlinks
angezeigt werden. Wenn Sie dieses Element erstellen,
wird automatisch ein Assistent
geöffnet, der Sie durch die Konfiguration führt. Die Hilfe zu den einzelnen Dialogen erreichen Sie jeweils
mit der Taste F1 oder mit Klick auf die Hilfeschaltfläche rechts unten.
3.3. Exchange-Baum
Mit dem Exchange-Baum können Ordnerstrukturen aus Exchange wie z.B. die Postfachstruktur in
Intrexx-Exchange-Anwendungen abgebildet werden. Für die Anlage dieses Elements wird die
Fremddatengruppe "Exchange-Ordner" benötigt,
die Sie z.B. in der Intrexx-Anwendung Exchange-E-Mail finden.