Connector für Microsoft Exchange in Applikationen

Modul Applikationen Fremddaten einbinden

1. Exchange-Applikationen

Im Installationsverzeichnis adapter\microsoft_exchange finden Sie die Datei "exchange_applications.lax", die vorgefertigte Exchange-Applikationen für Ihr Portal enthält. Sie können dieses Applikationspaket wie gewohnt importieren. Beim ersten Aufruf der Exchange-Applikationen im Portal werden Ihre Anmeldedaten abgefragt. Je nach Konfiguration der Verbindung zum Exchange-Server wird die Anmeldung dann beim erneuten Aufruf einer Exchange-Applikation nicht mehr angefordert. Im Folgenden finden Sie eine kurze Übersicht über die Features der Intrexx Exchange-Applikationen.

1.1. Exchange-Kalender




Der Umgang mit Terminen ist eine der wichtigsten Aufgaben des Connectors für Microsoft Exchange. Folgende Einsatzgebiete werden vom Connector unterstützt: Allgemeine Informationen zu den Kalenderfunktionen finden Sie hier. Standardmäßig werden Betreff und Beschreibung von privaten Terminen in freigegebenen Kalendern anderer Benutzer als "Privat" angezeigt und können nicht geändert werden. Dieses Verhalten kann deaktiviert werden, indem in den Eigenschaften der Datengruppe "Kalender" im Expert-Modus das zusätzliche Setting "hidePrivateAppointmentsOfSharedUsers" (boolean) angelegt und diesem der Wert "false" zugewiesen wird.

1.2. Exchange-Kontakte




Mit dieser Intrexx Exchange-Applikation können Sie auf Ihre Kontakte zugreifen und diese verändern und anzeigen. Folgende Funktionen werden unterstützt:

Visitenkarten

Auf dieser Seite werden alle Kontakte in Form von Visitenkarten angezeigt.

Einen neuen Kontakt anlegen




Ein Klick auf diesen Link öffnet ein Fenster, in dem Sie die Kontaktdaten eintragen können.

Kontakt Ansicht




Ein Klick auf einen bestehenden Kontakt öffnet die Detailansicht.

Kontaktliste




Auf dieser Seite werden alle Kontakte in einer Tabelle angezeigt. Im Suchfeld kann nach Kontakten gesucht werden.

1.3. Exchange-Notizen




Hier können Sie auf Ihre Notizen in Exchange zugreifen und diese verändern und anzeigen. Folgende Funktionen werden unterstützt:

Übersicht

Auf der Übersichtsseite sehen Sie alle vorhandenen Notizen im linken Bereich. Wenn Sie hier eine Notiz auswählen, werden die Details im rechten Bereich angezeigt.

Suche

Im Suchfeld haben Sie die Möglichkeit, nach Text in Notizen zu suchen.

Notiz erstellen




Ein Klick auf diesen Link öffnet ein Fenster, in dem neue Notizen angelegt werden können.

Bearbeiten

Öffnet ein Fenster, in dem der Text der aktuell ausgewählten Notiz geändert werden kann.

Löschen

Löscht die aktuell markierte Notiz.

1.4. Exchange-E-Mail




Hier haben Sie Zugriff auf persönliche Mails aus den Ordnern Posteingang, gesendete Mails und gelöschte Mails. Folgende Funktionen stehen zur Verfügung: Wenn Sie auf eine Mail klicken, wird die Detailansicht der E-Mail eingeblendet.



Die Funktionen hier entsprechen den Funktionen eines Standard-E-Mail-Programms.

1.5. Exchange-Ressource




Die Ressourcenansicht ermöglicht die übersichtliche Darstellung von Terminen einzelner Mitarbeiter. Die Termine können beliebig gefiltert werden. Außerdem kann der Benutzer einstellen, welche Daten von weiteren Mitarbeitern er sehen möchte. Dabei ist entscheidend, dass der Benutzer über die entsprechenden Berechtigungen an den Terminen der weiteren Ressourcen besitzt. Diese Berechtigungen können nur von den jeweiligen Benutzern über Microsoft Outlook vergeben werden. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, den Zugriff auf die Termine der einzelnen Benutzer nicht nur mit dem individuellen Account des jeweiligen Portalbenutzers durchzuführen, sondern bei der Applikation einen ganz bestimmten Account zu hinterlegen, in dessen Benutzer-Kontext auf die einzelnen Termine zugegriffen wird. So kann zum Beispiel ein Postfach "Vertrieb" in Exchange angelegt werden. Diesem Postfach geben die einzelnen Vertriebsmitarbeiter die Zugriffsrechte auf Ihren persönlichen Kalender. Damit sind Sie in der Lage, mit wenigen Änderungen an der Freigabestruktur innerhalb von Microsoft Exchange komplexe Sichten auf die Termine einzelner Benutzer zu ermöglichen. Die Ressourcenübersicht greift direkt auf die freigegeben Kalender zu und zeigt diese übersichtlich im individuell anpassbaren Diagramm an. Allgemeine Informationen zu den Funktionen dieser Applikation finden Sie hier.

1.6. Exchange-Aufgaben




Hier können Sie auf Ihre Aufgaben in Exchange zugreifen und diese entsprechend verändern und anzeigen. Folgende Funktionen werden unterstützt:

Aufgabe anlegen




Ein Klick auf diesen Link öffnet ein Tooltip, in dem Sie die Aufgabe eintragen können.

1.7. Exchange-Einstellungen




In dieser Applikation werden die Freigaben erfasst. Der Microsoft Exchange-Server macht die Informationen über Freigaben nicht zugänglich. Diese müssen – wie von Microsoft Outlook her gewohnt – immer vom Benutzer selbst erfasst werden.

Zugriff auf Freigaben hinzufügen

Ein Klick auf diesen Link öffnet ein Fenster, in dem neue Freigaben erstellt werden können.

E-Mail-Adresse des Benutzers

Wichtig für die Freigabe ist die Mailbox des Benutzers. In der Regel entspricht diese dem Benutzernamen bei der Anmeldung im Windows-Netzwerk oder der Haupt-E-Mail Adresse, kann jedoch – je nach IT-Strategie – auch davon abweichen.

Vordergrundfarbe / Hintergrundfarbe

Für die Unterscheidung der einzelnen Benutzer können hier auch Vorder- und Hintergrundfarben für die Einfärbung in den Diagrammen der Intrexx Exchange-Anwendungen eingestellt werden.

In Intrexx verwenden

Geben Sie hier an, auf welche Ressourcen Sie zugreifen möchten: In der Freigabeübersicht sehen Sie nach dem Speichern, ob Sie die Berechtigung haben, auf diese Ressourcen zuzugreifen.

2. Exchange-Applikationen erstellen

Eine Verbindung zu einer Exchange-Datenquelle kann in jeder beliebigen Intrexx-Applikation verwendet werden. Markieren Sie dazu den Applikationsknoten und legen Sie eine neue Fremddatengruppe über das Hauptmenü Neu / Fremddatengruppe an.

Titel

Legen Sie hier den Titel der neuen Fremddatengruppe fest.

Datenbankverbindung

Hier kann die gewünschte Verbindung ausgewählt werden.

Datahandler

Hier wird bei einer Exchange-Verbindung der geeignete Datahandler automatisch eingetragen.

Tabelle/ Ansicht

Sie können den Namen der Tabelle bzw. Ansicht direkt eintragen oder auf "Suchen" klicken und im folgenden Dialog nach dem Tabellen- bzw. Sichtnamen suchen. Klicken Sie auf "OK", wenn Sie die Tabelle oder Sicht ausgewählt haben. Alle Informationen zu den Einstellungen zur Anmeldung finden Sie hier. Die Datenfelder, die in der Applikation angezeigt werden sollen, können jetzt auf dem Reiter Datenfelder ausgewählt und mit Applikations-Elementen verbunden werden. Im unteren Teil des Dialoges kann ein Benutzer für den Zugriff auf Exchange definiert werden. Mit der Option "Anmeldung als aktueller Benutzer" wird der aktuell in Intrexx angemeldete Benutzer für den Zugriff auf Exchange verwendet. Mit der Option "Anmeldung als statischer Benutzer" wird der Link "Benutzer auswählen" aktiviert. Ein Klick auf diesen Link öffnet einen Dialog, in dem bereits angelegte und Exchange-Benutzern zugeordnete Benutzer aus der Datenquellen-Konfiguration ausgewählt werden können.



Klicken Sie auf "Neue Zuordnung zur Exchange-Konfiguration hinzufügen", um einen neuen Benutzer anzulegen und zuzuordnen.



Geben Sie hier das Passwort für das MediaGateway Administrator-Konto ein. Das Passwort muss nur einmal pro Session eingegeben werden. Klicken Sie dann auf "OK".



Alle Informationen zu diesem Dialog finden Sie hier. Klicken Sie dann auf "OK", wenn die Angaben vollständig sind.



Mit Klick auf "Zugriff auf Freigaben verwalten" können bei bestehenden Benutzer-Zuordnungen alle Freigaben in einem weiteren Dialog bearbeitet werden.

3. Exchange-Kontrollen

3.1. Exchange-Dateiauswahl für Anhänge

Mit dieser Kontrolle können Dateianhänge in Exchange-Anwendungen abgelegt werden. Die Kontrolle kann nur in den Fremddatengruppen einer Exchange-Verbindung eingesetzt werden.



Dieses Element finden Sie auch in der Applikation Exchange-E-Mail auf der Seite "E-Mail bearbeiten". Eine Exchange-Dateiauswahl für Anhänge kann unter folgenden Voraussetzungen verwendet werden: Die Seite, auf der sich das Element befindet, muss auf einer Seite unterhalb der Exchange-Datengruppe liegen. Bei nicht erfüllten Voraussetzungen werden Sie in diesem Dialog darauf hingewiesen, welche Elemente und Struktur für den Einsatz der Exchange-Kontrolle benötigt werden.



Das Exchange Objekt, z.B. eine E-Mail, für das eine Datei hochgeladen werden soll, muss existieren. Das ist der Fall, wenn in einer Intrexx-Exchange-Applikation die Eingabeseite, in der z.B. Mail-Inhalte erfasst werden, gespeichert wird. Das Element "Exchange-Dateiauswahl für Anhänge" muss also auf einer eigenen Seite eingesetzt werden, die z.B. von der Eingabeseite aus über eine Schaltfläche mit der Aktion Speichern geladen wird. Die Eingabeseite, auf der sich die "Exchange-Dateiauswahl für Anhänge" befindet, muss im Hauptfenster oder Popup geladen werden. Die Schaltfläche, die die Seite mit dem Element lädt, muss mit der Option Sprung auf bestehenden Datensatz eingestellt sein. Auch die Schaltfläche, die die Seite mit der "Exchange-Dateiauswahl für Anhänge" speichert, muss mit der Option Sprung auf bestehenden Datensatz eingestellt sein. Die aufrufende Seite, also z.B. die Eingabeseite, in der die E-Mail-Inhalte erfasst wurden, muss als Sprungziel eingestellt sein. Außerdem muss bei dieser Schaltfläche das Expert-Attribut rq_msexcaction mit dem Wert "upload" eingetragen werden.

3.2. Exchange-Dateiauswahl für Anhänge Ansicht

Mit dieser Kontrolle können Dateianhänge einer Exchange-Datengruppe als Aufzählung von Downloadlinks angezeigt werden. Wenn Sie dieses Element erstellen, wird automatisch ein Assistent geöffnet, der Sie durch die Konfiguration führt. Die Hilfe zu den einzelnen Dialogen erreichen Sie jeweils mit der Taste F1 oder mit Klick auf die Hilfeschaltfläche rechts unten.

3.3. Exchange-Baum

Mit dem Exchange-Baum können Ordnerstrukturen aus Exchange wie z.B. die Postfachstruktur in Intrexx-Exchange-Anwendungen abgebildet werden. Für die Anlage dieses Elements wird die Fremddatengruppe "Exchange-Ordner" benötigt, die Sie z.B. in der Intrexx-Anwendung Exchange-E-Mail finden.

4. Weitere Informationen

Verbindung konfigurieren
Exchange-Datenquellen in Prozessen
Elemente erstellen