Intrexx Share 3.1 - Projekte
1. Allgemeines
Im Modul "Projekte" können Projekte erfasst und organisiert werden. "Projekte" ist eine eigenständige Applikation, die im Importpaket von Intrexx Share enthalten ist und an einer beliebigen Stelle in der Menüstruktur des Portals eingeordnet werden kann. Wenn Sie die Applikation "Projekte" im Browser öffnen, finden Sie auch hier die Intrexx Share Navigation. Funktionen und Optik sind vollkommen identisch, egal, ob Sie die Applikation direkt oder das Modul "Projekte" aus Intrexx Share heraus öffnen. Für die volle Funktion der Applikation "Projekte" sollte der E-Mail-Service konfiguriert sein.2. Projekt erstellen
Klicken Sie auf "Projekt erstellen".
Name des Projekts / Beschreibung
Tragen Sie hier den Projektnamen und eine kurze Beschreibung des Projekts ein.Projektstart / Projektende
Tragen Sie hier den Beginn und das Ende des Projekts ein.Bild des Projekts
Hier kann ein beliebiges Bild, das das Projekt symbolisiert, hochgeladen werden.Dateien zum Projekt
Laden Sie hier bei Bedarf eine beliebige Anzahl von zugehörigen Dateien hoch.Speichern
Speichert die Eingaben ab. Im nächsten Schritt können Aufgaben erstellt werden.3. Aufgabe erstellen
Klicken Sie auf "Aufgabe erstellen".
Titel der Aufgabe / Beschreibung
Tragen Sie hier den Titel und eine Beschreibung der Aufgabe ein.Datei
Hier kann eine beliebige Anzahl von Dateien hochgeladen werden.Projekt
Wählen Sie hier das Projekt aus, dem die Aufgabe zugeordnet werden soll.
Neues Projekt anlegen
Öffnet eine Seite, auf der ein neues Projekt
erstellt werden kann.
Zuständigkeit
Hier kann der Benutzer, der für die Aufgabe verantwortlich ist, eingetragen werden. Zuständigen Benutzer auswählen
Öffnet eine Seite, auf der der zuständige Benutzer ausgewählt werden kann.
Priorität
Legen Sie hier die Priorität niedrig, mittel oder hoch fest.Plan (Start) / Plan (Ende)
Die Aufgabe sollte zu dem hier eingetragenen Datum begonnen bzw. abgeschlossen werden.Status
Hier können folgende Status für die Aufgabe definiert werden:- Backlog / Idee - Aufgaben, die noch zu erledigen sind oder neue Aufgaben
- To-do - Aufgaben, die ausgeführt werden sollen
- In Bearbeitung - Aufgaben, deren Bearbeitung begonnen hat
- Abgeschlossen / Archiv - Aufgaben, die fertiggestellt oder archiviert sind
Optionen...
Blendet den unteren Bereich des Dialogs ein bzw. aus.E-Mail an zuständige Person bei Überfälligkeit
Wird das Datum, das Sie in "Plan (Ende)" eingetragen haben, überschritten, so wird automatisch eine E-Mail an den Mitarbeiter geschickt, den Sie als zuständig ausgewählt haben.E-Mail an Projektverantwortlichen bei Statusänderung auf Abgeschlossen
Wird der Status "Abgeschlossen" gesetzt, so wird automatisch eine E-Mail an die Projektleitung geschickt.Auf Neuigkeiten anzeigen, dass Aufgabe erstellt wurde
Die Aufgabe wird als Beitrag in den Neuigkeiten angezeigt. Dabei gelten die im Modul "Projekte" definierten Rechte.Speichern
Speichert die Eingaben.4. Projekt - Aufgaben
Auf dieser Seite finden Sie im mittleren Bereich das Portlet "Projekt - Aufgaben".
Filter
Mit Klick auf
"Filter ein-/ausblenden"
kann die Aufgabenliste in einem Kalender nach dem Plan-Ende
gefiltert werden. Mit Klick auf "Niedrig", "Mittel" und / oder "Hoch" werden die
Aufgaben entsprechend der eingetragenen Priorität gefiltert.
Backlog / Idee (ein-/ausblenden)
Blendet einen Bereich ein bzw. aus, in dem nur die Aufgaben angezeigt werden, die noch kein To-do, nicht in Bearbeitung oder nicht abgeschlossen bzw. archiviert sind.
Optionen
Mit Klick auf
"Optionen" wird ein
Menü eingeblendet.
Bearbeiten
Blendet eine Seite ein, auf der die Aufgabe bearbeitet werden kann.Bearbeiten
Blendet eine Seite ein, auf der die Optionen der Aufgabe und der Status bearbeitet werden können.Status
Hier kann der Status der Aufgabe geändert werden.Verschieben
Mit diesem Menü kann die Aufgabe einem anderen Projekt zugeordnet werden.
Zum Projekt
Blendet eine Seite ein, die die wichtigsten Details der Projektaufgaben tabellarisch anzeigt. Mit den Schaltflächen im oberen Bereich kann die Aufgabenliste entsprechend gefiltert werden.
Historie
Hier wird der Fortschritt der Aufgaben-Bearbeitung dokumentiert.
Details
Auf diesem Reiter werden die Details der Aufgabe angezeigt. Mit Klick auf
"Bearbeiten" oben rechts
kann der Status einer Aufgabe geändert werden. Um die weiteren Daten der
Aufgabe zu ändern, klicken Sie auf "Bearbeiten".
Die Seiten "Historie" und "Details" erreichen Sie auch, wenn Sie auf den Titel einer Aufgabe klicken. Unterhalb einer Aufgabe wird die Anzahl der
zur Aufgabe erfassten Kommentare angezeigt. Die Aufgabe, die hier im Beispiel
noch den Status "Backlog / Idee" hat, wird, sobald sie einen anderen
Status bekommt, entsprechend unterhalb des jeweiligen Statusbalken im
unteren Bereich einsortiert. Der Status der Aufgabe kann mit Klick
auf das 
Pfeilsymbol
geändert werden.
5. Projekt - Team
Das Portlet "Projekt - Team" finden Sie im linken Bereich der Seite, die auch die Aufgaben anzeigt.
Projektleitung
Hier wird das Profilbild der Projektleitung angezeigt. Ein Klick auf das Bild blendet weitere Profilinformationen ein.
Ein Klick auf "Projektleitung bearbeiten" öffnet bei entsprechender Berechtigung eine Seite, auf der die Projektleitung geändert werden kann.
Projektmitglieder
Hier werden die Profilbilder der Projektmitglieder angezeigt. Ein Klick auf ein Bild blendet weitere Profilinformationen ein.
Ein Klick auf "Projektmitglieder bearbeiten" öffnet bei entsprechender Berechtigung eine Seite, auf der die Liste der Teammitglieder geändert werden kann. Verschieben Sie neue Mitglieder mit Klick auf
"Markierte Einträge auswählen" in die Liste "Ausgewählt". Wenn ein
Teammitglied aus der Liste "Ausgewählt" entfernt wird, wird eine eventuell
bestehende Zuordnung zu Aufgaben beibehalten.
Teilnehmer aus Share-Gruppe übernehmen
Mit dieser Einstellung wird eine Auswahlliste eingeblendet, aus der eine Share-Gruppe ausgewählt werden kann, in der Sie selbst Mitglied sind. Die Mitglieder der ausgewählten Gruppe werden automatisch in die Liste "Ausgewählt" eingetragen. Damit werden nicht nur die Mitglieder der Gruppe ins Projekt übernommen, sondern auch die Share-Beiträge der zugehörigen Projekt-Aufgaben. Diese werden statt in den Neuigkeiten in der verbundenen Gruppe angezeigt.Share-Gruppe erzeugen
Mit dieser Einstellung wird beim Speichern des Projekts automatisch eine neue Share-Gruppe mit den hier festgelegten Teammitgliedern angelegt. Als Gruppen-Name wird der Titel des Projekts verwendet. Die Share-Beiträge der zugehörigen Projekt-Aufgaben werden statt in den Neuigkeiten in der verbundenen Gruppe angezeigt.Ist eine Gruppe mit einem Projekt verbunden, können in der Gruppe die folgenden neuen Portlets aus dem Modul "Projekte" eingeblendet werden:
-
Portlet "Gruppe - Aufgaben"
zeigt die Aufgaben gesammelt in einem Portlet an -
Portlet "Gruppe - Projekt"
zeigt das Projekt-Info-Portlet an
6. Projekt - Info
Das Portlet "Projekt - Info". finden Sie im rechten Bereich der Seite, die auch die Aufgaben anzeigt. Ein Klick auf das Projektbild oder den Titel öffnet bzw. aktualisiert die Projekt-Aufgaben-Seite. Ein Klick auf
"Optionen" öffnet das
Menü "Optionen", mit dem das Projekt
verwaltet werden kann. Im Portlet wird angezeigt, wie viele Aufgaben
offen (Status Backlog / Idee oder To-do) sind, und wie viele Aufgaben
in Bearbeitung bzw. erledigt sind. Darunter finden Sie den Zeitraum,
in dem das Projekt stattfindet, und den Projektleiter.
7. Projekt - Dateien
Das Portlet "Projekt - Dateien" finden Sie im rechten Bereich der Seite, die auch die Aufgaben anzeigt, unterhalb des Portlets "Projekt - Info". Hier werden alle Dateien, die bei der Erstellung oder Bearbeitung von Aufgaben hochgeladen wurden, angezeigt. Im Suchfeld kann nach Dateinamen gesucht werden.
8. Projekte - Kacheln
In diesem Portlet, das auch die Startseite des Moduls "Projekte" ist, werden alle Projekte, für die Sie ausreichend berechtigt sind, in Kacheln angezeigt. Sie finden hier dieselben Projektinformationen, die auch im Portlet Projekt - Info angezeigt werden. Ein Klick auf das Projektbild oder den Titel öffnet die Projekt-Aufgaben-Seite.
"Optionen"
Mit Klick auf diese Schaltfläche wird ein Menü geöffnet.
