Connector für Microsoft Office 365 in Applikationen

Modul Applikationen

1. Vorbereitung

Informieren Sie sich hier über die nötigen Schritte, die Sie vor der Konfiguration der Intrexx-Applikation ausführen sollten.

2. Integration mit Metadaten

Mit der im folgenden beschriebenen Vorgehensweise können Microsoft Office 365-Dateien in Intrexx hinzugefügt werden, die dann auch in Microsoft OneDrive oder Microsoft SharePoint vorliegen. Ebenso können Dateien, die in Microsoft OneDrive oder Microsoft SharePoint vorliegen, in Intrexx eingebunden werden. Wenn Sie bei dieser Art der Integration Ordnerstrukturen oder Dateinamen auf Microsoft Office 365 ändern, werden die entsprechenden Datensätze in Intrexx nicht aktualisiert. Wenn Sie eine Datei auf Microsoft Office 365 löschen, wird sie in Intrexx nicht mehr angezeigt. Da bei dieser Vorgehensweise die Metadaten von Dateien mit eigenständigen Eingabeelementen in der Intrexx-Applikation ohne Verknüpfung zu den Metadaten in Microsoft Office 365 erfasst werden, werden diese nicht miteinander synchronisiert.

2.1. Datenfelder in der Applikation anlegen

2.1.1. Item-ID




Für die Zuordnung von Dateien aus Microsoft OneDrive oder Microsoft SharePoint zu Intrexx-Datensätzen wird ein String-Datenfeld mit Datentyp Kurzer Text und dem Titel "ItemID" benötigt. Legen Sie es in einer beliebigen Applikation in einer Datengruppe an. Fremdatengruppen werden im Moment nicht vom Connector unterstützt. Die ItemID wird von Microsoft Office 365 automatisch erzeugt und ist ein eindeutiger Schlüssel. Wie Sie neue Datenfelder anlegen können, erfahren Sie hier. Die Datenfelder können über das Hauptmenü Bearbeiten / Datenfelder anzeigen in der Applikationsstruktur eingeblendet werden, wenn die Datengruppe dort markiert ist.

2.1.2. Datei-Datenfeld

Für die Integration von Dateien aus Microsoft OneDrive oder Microsoft SharePoint in Intrexx-Applikationen wird ein Datei-Datenfeld benötigt. Legen Sie es in derselben Datengruppe an, in der sich auch das Datenfeld ItemID befindet.



Wählen Sie hier den Datentyp "Datei" aus und klicken Sie dann auf "mehr...".



Wählen Sie hier den Handler "Connector-API Handler (Office 365)" aus und bestätigen Sie die beiden geöffneten Dialoge mit Klick auf OK.



Öffnen Sie den Eigenschaftendialog des Datei-Datenfeldes.



Alle Informationen zu den Einstellungen in diesem Dialog finden Sie hier.

2.2. Eingabe- und Ansichtselemente verbinden

Das Datenfeld "ItemID" muss auf jeder Eingabe- oder Ansichtsseite, auf der in der Applikation Dateien aus Microsoft OneDrive oder Microsoft SharePoint angezeigt oder bearbeitet werden sollen, vorhanden sein. Andernfalls werden die Dateien nicht angezeigt. Verbinden Sie das Datenfeld dazu mit einem geeigneten Applikationselement. Das Element kann auch in den Versteckten Bereich verschoben werden, wenn Sie die ItemID nicht anzeigen wollen.

2.2.1. Eingabeelement "Dateiauswahl"

Um Intrexx-Datensätze mit Microsoft Office 365-Dateien zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:
  1. Wählen Sie eine Eingabeseite in der Applikationsstruktur aus.
  2. Legen Sie dort ein Eingabefeld an und verknüpfen Sie es mit dem bestehenden Datenfeld ItemID.
  3. Legen Sie eine Dateiauswahl an und verknüpfen Sie sie mit dem bestehenden Datei-Datenfeld, das für Microsoft Office 365 konfiguriert ist.
  4. Öffnen Sie den Eigenschaftendialog der Dateiauswahl.



    Wählen Sie hier die Vorlage "Eigene Ansicht". Klicken Sie bei der Einstellung "Darstellung hochgeladener Dateien" auf "Velocity-Datei auswählen". Im nächsten Dialog geben Sie bei der Option "Bestehende Velocity-Datei auf dem Server referenzieren" folgenden Pfad ein:
    • internal/system/vm/html/fileviews/downloadTemplateO365_open.vmi – um die Datei direkt in Office 365 zu bearbeiten.
    • internal/system/vm/html/fileviews/downloadTemplateO365_download.vmi – um die Datei zunächst auf Ihren Rechner herunterzuladen.
  5. Wechseln Sie auf den Reiter "Ansicht" und tragen Sie die Styleklasse "File_Edit_Standard" ein.



  6. Wenn Sie Unterordner im Zielordner erstellen möchten, in den eine neu hinzugefügte Datei eingeordnet werden soll, legen Sie auf der Eingabeseite noch ein Eingabefeld an, das mit einem String-Datenfeld mit dem Datentyp Kurzer Text verbunden ist, in dem der Name des Unterordners gespeichert wird. Der Unterordner wird automatisch in Microsoft OneDrive bzw. Microsoft SharePoint erzeugt, sobald später ein Datensatz auf dieser Eingabeseite gespeichert wird.
Optional können weitere Eingabeelemente für die Metadaten der Datei angelegt werden.

Die Metadaten von Dateien werden vom Connector für Microsoft Office 365 nicht automatisch übernommen. Es erfolgt auch keine Synchronisation, wenn Änderungen an den Metadaten (z.B. Änderungsdatum) direkt in Microsoft OneDrive oder Microsoft SharePoint vorgenommen werden.

2.2.2. Ansichtselement "Dateiauswahl"

Um Microsoft Office 365-Dateien anzuzeigen, gehen Sie wie folgt vor:
  1. Wählen Sie eine Ansichtsseite in der Applikationsstruktur aus.
  2. Legen Sie dort ein Ansichtsfeld an und verknüpfen Sie es mit dem bestehenden Datenfeld ItemID. Wenn Sie die ItemID auf der Seite nicht anzeigen wollen, können Sie das Ansichtsfeld in den Versteckten Bereich verschieben.
  3. Legen Sie eine Dateiauswahl Ansicht an und verknüpfen Sie Sie mit dem bestehenden Datei-Datenfeld, das für Microsoft Office 365 konfiguriert ist.
  4. Öffnen Sie den Eigenschaftendialog der Dateiauswahl Ansicht.



    Wählen Sie hier die Vorlage "Eigene Ansicht". Klicken Sie bei der Einstellung "Velocity-Datei" auf "Velocity-Datei auswählen". Im nächsten Dialog geben Sie bei der Option "Bestehende Velocity-Datei auf dem Server referenzieren" folgenden Pfad ein:
    • internal/system/vm/html/fileviews/viewTemplateO365_open.vmi – um die Datei direkt in Office 365 zu bearbeiten.
    • internal/system/vm/html/fileviews/viewTemplateO365_download.vmi – um die Datei zunächst auf Ihren Rechner herunterzuladen.
  5. Wechseln Sie auf den Reiter "Ansicht" und tragen Sie die Styleklasse "File_View_Standard" ein.
Optional können weitere Ansichtselemente angelegt werden.

2.2.3. Dateiauswahl in Ansichtstabellen




Das für Microsoft Office 365 konfigurierte Datei-Datenfeld kann als Spalte in eine Ansichtstabelle eingebunden werden. Nehmen Sie auch das Datenfeld ItemID als Tabellenspalte auf, andernfalls werden die Dateien nicht in der Tabelle angezeigt. Die ItemID-Spalte kann ausgeblendet werden, wenn sie in der Tabelle nicht sichtbar sein soll. Gehen Sie bei der Bearbeitung der Dateifeld-Spalte genauso vor wie in Punkt 4 und 5 für das Ansichtselement Dateiauswahl beschrieben.

2.3. Die Applikation im Browser

Wenn Sie die Applikation gespeichert haben, können im Browser Dateien erfasst werden.



Wechseln Sie auf die Eingabeseite der Applikation und tragen Sie Daten ein. Das Feld "ItemID" wird nicht gefüllt. Die ItemID wird automatisch erzeugt, sobald der Datensatz gespeichert wird. Wählen Sie eine Datei aus und speichern Sie den Datensatz. Wenn Sie noch nicht auf der Microsoft-Seite angemeldet sind, werden Sie automatisch zum Login weitergeleitet. Anschließend wird der Datensatz angezeigt - in diesem Beispiel in einer Ansichtstabelle. In Ihrem Microsoft Office 365-Ordner finden Sie nun auch die neu angelegte Datei. Wenn Sie gleichzeitig einen Unterordner angelegt haben, ist dieser im Microsoft Office 365-Ordner ebenfalls angelegt und enthält die neue Datei.



Wenn Sie hier auf die Datei klicken, wird die Datei bei ausreichender Berechtigung entweder in Microsoft Office 365 in einem neuen Tab geladen oder zum Download angeboten - abhängig davon, welche Velocity-Vorlage Sie in der Konfiguration der Dateiauswahl eingetragen haben.

Bitte beachten Sie, dass Änderungen an Ordnerstruktur oder Dateinamen auf Microsoft Office 365 die Datensätze in Intrexx nicht aktualisieren. Wenn Sie eine Datei auf Microsoft Office 365 löschen, wird sie in Intrexx nicht mehr angezeigt.

2.4. Bestehende Dateien mit der ID aus Microsoft Graph einbinden

Sind bereits Dateien auf Microsoft OneDrive oder Microsoft SharePoint vorhanden, die Sie in der Intrexx-Applikation anzeigen wollen, gehen Sie wie folgt vor:
  1. Wechseln Sie auf graph.microsoft.com und dort in den Graph Explorer.



  2. Melden Sie sich an.



  3. Markieren Sie im Intrexx Portal Manager im Dialog Ordnerauswahl den Ordner, aus dem Sie Dateien einbetten wollen, aus und kopieren Sie die komplette Zeile mit STRG + C.
  4. Fügen Sie den kopierten Inhalt mit STRG + V in einen beliebigen Texteditor ein. Hier sehen Sie ein Beispiel:

    Ordner-Key Ordnername Folder-ID Drive-ID
    DOKUMENTE Dokumente 01PPPBGR4ABAWRR5CKZVEYFNBXK98G5OZR b+SIn269PlCqkW9z-kT4zJW2bIkkN9uNAVOoorwiPZlvgznk8greuyvRoanbHTYhGGC
  5. Wechseln Sie zurück in Microsoft Graph und ändern Sie die URL https://graph.microsoft.com/v1.0/me/ wie folgt ab:

    https://graph.microsoft.com/v1.0/drives/<Drive-ID>/items/<Folder-ID>/children



    Klicken Sie dann auf "Run Query". Suchen Sie in der Response Preview nach dem Dateinamen der Datei, die Sie in der Intrexx-Applikation einbetten wollen. Kopieren Sie im entsprechenden Abschnitt die ID der Datei. Diese ID entspricht der ItemID.
  6. Wechseln Sie in die Applikation und tragen Sie die ID auf der Eingabeseite in das Eingabefeld "ItemID" ein. Speichern Sie den Datensatz. Die Datei ist nun in der Applikation verfügbar.

3. Synchrone Integration ohne Metadaten

Microsoft Office 365-Dateien können mit der hier geschilderten Vorgehensweise ähnlich wie mit dem FileWalker in Intrexx integriert werden. Dazu müssen auch hier zuvor alle vorbereitenden Schritte bis hin zur Verbindung zu Microsoft Office 365 ausgeführt werden. Bei dieser Art der Integration können die Metadaten der Dateien nur in Microsoft OneDrive oder Microsoft SharePoint bearbeitet und als Datenfelder in der Applikation aufgenommen und angezeigt werden.

3.1. Ordner verbinden




Wählen Sie in den Eigenschaften der Verbindung zu Microsoft Office 365 den Office 365-Ordner aus, dessen Inhalt in der Applikation angezeigt werden soll.

3.2. Fremddatengruppe erstellen




Markieren Sie den Applikationsknoten in einer beliebigen Applikation und legen Sie eine neue Fremddatengruppe über das Hauptmenü Neu / Fremddatengruppe an. Wählen Sie in den Eigenschaften der Fremddatengruppe die Office-365-Datenverbindung aus.



Nachdem die entsprechende Tabelle / Ansicht ausgewählt wurde, kann auch der gewünschte Ordner ausgewählt werden.



Wechseln Sie dann auf den Reiter Datenfelder und wählen Sie alle gewünschten Datenfelder aus. Klicken Sie auf "OK", um die neuen Einstellungen zu übernehmen. Öffnen Sie den Eigenschaftendialog der Fremddatengruppe erneut und wechseln Sie wieder auf den Reiter Datenfelder. Nun kann hier das Datei-Datenfeld konfiguriert werden. Markieren Sie das File-Feld in der Liste und klicken Sie auf Bearbeiten.



Wählen Sie im Bereich "Connector-API-Handler" Ihre Connector-Konfiguration und den Zielordner aus. Als Onedrive-Item-ID wählen Sie ein Datenfeld mit eindeutigen Werten - hier z.B. das Primärschlüssel-Feld, aus. Schließen Sie alle geöffneten Dialoge mit Klick auf "OK", um die neuen Einstellungen zu übernehmen.

3.3. Daten anzeigen




Die gewünschten Datenfelder können nun z.B. in einer Ansichtstabelle in der Spaltenkonfiguration eingebunden werden. Wenn Sie ein Thumbnail der Datei als Bild anzeigen möchten, wählen Sie den Kontrolltyp "Bild-URL".



Setzen Sie für die Spalte "WebURL" den Kontrolltyp "URL". Um die WebUrl, unter der die Datei erreichbar ist, nicht in voller Länge anzuzeigen, kann z.B. das Expert-Attribut "show-title" mit dem Wert "ja" verwendet werden. Damit wird dann im Browser der Titel des Datenfeldes (hier "WebUrl") in der jeweiligen Zelle in der Tabelle angezeigt. Speichern Sie die Applikation.

3.4. Die Applikation im Browser




In der Tabelle werden nun die Dateien aus dem mit der Applikation verbundenen Ordner angezeigt. Mit Klick auf "WebUrl" wird die entsprechende Datei in Microsoft Office 365 geöffnet.

Beim derzeitige Entwicklungsstand des Connectors werden immer mindestens 100 Einträge vom Navigationselement interpretiert. Es werden in der Tabelle zwar nur die tatsächlich bestehenden Dateien angezeigt, das Navigationselement verhält sich jedoch so, als seien 100 Einträge vorhanden.

4. Weitere Informationen

Connector für Microsoft Office 365
Microsoft Office 365-Daten konsumieren
Microsoft Office 365 in Prozessen
Import / Export