Connector für M-Files in Prozessen

Modul Prozesse

1. Benutzerwechsel-Aktion

Da in Prozessen keine interaktive Benutzeranmeldung an Fremdsystem möglich ist, muss vor dem Auslösen von M-Files-Aktionen eine Anmeldung an M-Files stattfinden. Für Timer-gesteuerte Prozesse kann der Benutzer direkt in den Timer-Eigenschaften definiert werden.



Eine andere Möglichkeit bietet die Benutzerwechsel-Aktion, mit der im Prozess auf den M-Files-User gewechselt werden kann.

2. Metadaten-Synchronisation

Im Gegensatz zu Dateien werden die Metadaten eines über Intrexx in M-Files gespeicherten Dokuments in den Intrexx-Datengruppen-Feldern gespeichert. Wenn Metadaten eines Dokuments direkt in M-Files geändert werden, können diese nicht ohne weiteres unmittelbar automatisiert in Intrexx synchronisiert werden. Daher aktualisiert Intrexx die Metadaten eines M-Files-Objekts automatisch, sobald der Datensatz auf einer Ansichts- oder Eingabeseite geöffnet wird. Um die aktuellen Metadaten auch in Intrexx zu speichern, muss der Benutzer anschließend auf Speichern klicken. Dieser Vorgang lässt sich über einen Prozess auch automatisieren, so dass die Metadaten einer Intrexx-Datengruppe in regelmäßigen Abständen mit den Objekten in M-Files synchronisiert werden können. Erstellen Sie dazu einen neuen Prozess und legen Sie ein neues Timer-Ereignis an.



Wählen Sie in den Timer-Eigenschaften auf dem Reiter Datengruppe die M-Files-Datengruppe aus und definieren Sie ggfs. einen Filter. Auf dem Reiter Benutzerauswahl muss ein Benutzer ausgewählt werden, für den in der M-Files-Verbindung statische Anmeldedaten hinterlegt wurden. Verbinden Sie nun eine neue Datengruppen-Aktion mit dem Timer-Ereignisbehandler. In den allgemeinen Eigenschaften wählen Sie hier die Datensatz-ändern-Aktion. Als Zieldatengruppe wird die gleiche Datengruppe wie im Timer und als Einfacher Filter die beiden ID-Felder ausgewählt. In der Feldzuordnung können Sie nun die Felder aus der Ausgangsdatengruppe der Zieldatengruppe zuweisen, für die die M-Files-Metadaten neu gelesen und gespeichert werden sollen. Bitte beachten Sie dabei, dass die Dateifelder hier nicht synchronisiert werden dürfen, da ansonsten eine neue Version in M-Files erstellt wird. Nach dem Speichern des Prozesses werden durch das Einlesen der Datensätze aus der Ausgangsdatengruppe die Metadaten von M-Files neu gelesen und im nächsten Schritt wieder in den zugewiesenen Datenfeldern in Intrexx gespeichert.

3. Dateitransfer zwischen Intrexx und M-Files

In der Regel werden Dateien und Dokumente physisch nur auf dem M-Files-Server gespeichert und von Intrexx zur Laufzeit geladen, wenn ein Benutzer auf eine M-Files-Datei im Portal zugreift. Unter Umständen kann es auch sinnvoll sein, Dateien von M-Files nach Intrexx zu übertragen oder bestehende Dateien aus Intrexx-Portalen nach M-Files zu kopieren. Dazu können in den Datengruppen-Aktionen Dateifelder zwischen Intrexx und M-Files-Datengruppen zugewiesen werden. Wird von einer M-Files-Datengruppe gelesen und in eine Intrexx-Datengruppe geschrieben, werden die Dateien aus M-Files auf den Intrexx-Portalserver kopiert. Umgekehrt können Dateien aus Intrexx-Applikationen nach M-Files kopiert werden, indem von einer Intrexx-Datengruppe gelesen und in eine M-Files-Datengruppe geschrieben wird. Über Filter auf die Ausgangsdatengruppe kann festgelegt werden, welche Datensätze und damit Dateien an das jeweilige Zielsystem übertragen werden sollen. Das folgende Beispiel verdeutlicht die Übertragung von Dateien aus Intrexx nach M-Files: Zunächst werden die Datensätze Timer-gesteuert aus einer Intrexx-Datengruppe gelesen. Anschließend findet über eine Benutzerwechsel-Aktion eine Anmeldung am M-Files-Server statt. Danach werden die Dateien und Metadaten aus den Intrexx-Datengruppenfeldern über eine M-Files-Datengruppen-Aktion nach M-Files übertragen.

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