Application Store - Reisekosten

1. Applikation importieren

Die App "Reisekosten" können Sie wie gewohnt in Ihr Portal importieren. Sollte die Applikation in Ihrem Portal noch nicht vorhanden sein, behalten Sie die aktivierte Einstellung "mit Applikationsdaten importieren" unbedingt bei, damit die Angaben zu Steuersätzen, Symbole und Hilfetexte beim Import übernommen werden.



Bitte führen Sie nach dem Import unbedingt eine Aktualisierung der Pauschbeträge durch. Die Anleitung dazu finden Sie hier.

Sollte die Applikation in Ihrem Portal bereits vorhanden sein, importieren Sie die Applikation bitte unbedingt ohne Applikationsdaten. So ist gewährleistet, dass die vorhandene Applikation für alle geänderten gesetzlichen Bestimmungen aktualisiert wird.

2. Hilfe

Überall in der Applikation finden Sie dieses Symbol, über das Sie Erläuterungen zu den entsprechenden Einträgen erreichen.

3. Meine aktuellen Reisen




Hier finden Mitarbeiter ihre Reisen in den verschiedenen Erfassungsständen und die Möglichkeit, Reisekostenberichte zu erstellen. Klicken Sie auf "Neue Reise erfassen".

4. Reisedaten


Abfahrtsort / Zielort / Zwischenstationen

Tragen Sie hier den Abfahrts- und Zielort ein. Auch Zwischenstationen können erfasst werden.

Reisezweck

Tragen Sie hier den Anlass der Reise ein.

Reisebeginn / Reiseende

Hier wird Beginn und Ende der Reise angegeben.

Mit privater Übernachtung

Sollten der Reisende für Übernachtungen keine Belege haben, kann er mit dieser Einstellung bewirken, dass die Übernachtungspauschale in der Abrechnung berücksichtigt wird.

Reisender - Vorname / Nachname / E-Mail / Personalnummer

Hier werden automatisch die Daten des aktuellen Benutzers aus der Benutzerverwaltung ermittelt und eingetragen.

Daten suchen
Ermöglicht die Suche nach Vor- und Nachnamen oder einer Personalnummer. Dabei werden die restlichen Felder automatisch mit den entsprechenden Daten gefüllt, wenn die Suche erfolgreich war.

Status

Der Status ist bei einer neu erfassten Reise automatisch als "in Erfassung" vorausgewählt. Erst wenn der Mitarbeiter den Status auf "Erfassung abgeschlossen" setzt, wird die Reise zur Abrechnung freigegeben.

Abrechnungsnummer

Die Abrechnungsnummer wird automatisch erzeugt, wenn die Reisedaten mit Klick auf "Speichern" gespeichert werden.

4.1. Tagesangaben

Bearbeiten
Öffnet die Bearbeitungsseite, auf der die Reisedaten geändert werden können.

Weiter
Diese Schaltfläche führt zum nächsten Reiter "Kilometergeld".

Abbrechen
Beendet die Bearbeitung.

Reiseländer

In dieser Tabelle wird die gesamte Abwesenheit während der Reise automatisch in Stunden und Minuten pro Tag aufgeteilt.

Bearbeiten
Öffnet die Seite, auf der die Reisetage bearbeitet werden können.

Verpflegung

Bei eintägigen Auslandsreisen muss hier der letzte Tätigkeitsort im Ausland eingetragen werden, da er für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen entscheidend ist. Bei mehrtägigen Auslandsreisen ist das Reiseland maßgebend, das vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht wurde. Abweichend hiervon ist für den Rückreisetag aus dem Ausland in das Inland das Land entscheidend, in dem die letzte Tätigkeit im Ausland stattgefunden hat. Dies gilt auch, wenn sich der letzte Tätigkeitsort der Reise in Deutschland befindet.

Übernachtung

Hier ist das Land anzugeben, in dem der Mitarbeiter übernachtet hat. Für die Berechnung der Reisekosten ist es nur dann relevant, wenn Übernachtungen pauschal abgerechnet werden sollen.

Verköstigung

Hat der Mitarbeiter Mahlzeiten auf Veranlassung des Arbeitgebers unentgeltlich erhalten, müssen für die einzelnen Reisetage die Kontrollkästchen zur Verköstigung je nach den erhaltenen Mahlzeiten aktiviert werden. In diesem Fall werden die Sachbezugswerte von der steuerfreien Reisekostenvergütung abgezogen.

Blättern

Mit dem Navigationselement unten rechts kann in den Reisetagen vorwärts und rückwärts geblättert werden.

4.2. Kilometergeld




Wenn Sie ein eigenes Privatfahrzeug für Dienstreisen verwenden, steht Ihnen Kilometergeld zu. Hier können Sie die dienstlich gefahrenen Kilometer angeben, die Sie mit ihrem eigenen Privatfahrzeug gefahren sind. Kilometer, die mit Dienstfahrzeugen zurückgelegt wurden, werden hier nicht erfasst. Zusätzlich gibt es eine Mitfahrerpauschale, wenn Sie weitere Mitarbeiter im Privatfahrzeug mitnehmen. Tragen Sie die Anzahl der Mitfahrer und die Anzahl der mitgefahrenen Kilometer (Feld Mitfahrer: km ges.) hier ein.

4.3. Belege


Neuer Beleg

Öffnet die Seite, auf der eingescannte Belege hochgeladen werden können.

4.3.1. Allgemeine Belege

Belegart

Im ersten Schritt muss die Belegart ausgewählt werden, weil von ihr die entsprechenden Eingabefelder abhängig sind. Zu den allgemeinen Belegarten gehören:

Belegnummer

Die Belegnummer wird automatisch generiert. Sie setzt sich aus der Abrechnungsnummer der zugehörigen Reise, einem Unterstrich und einer fortlaufenden Nummer zusammen.

Datum Beleg

Das Datum des Belegs ist mit dem Datum des Reisebeginns vorbelegt und muss ggfs. angepasst werden.

Gesamtbetrag in €

Der Betrag muss in Euro angegeben werden.

Optionale Fremdwährungsangaben - Betrag Fremdwährung

Ergänzend kann bei Auslandsreisen der Betrag in der Fremdwährung eingetragen werden.

Währung

Geben Sie hier die Währung an. Eine Umrechnung erfolgt nicht.

Zahlungsart

Die Angabe der Zahlungsart ist von großer Bedeutung, da über sie definiert ist, ob der Betrag in der Rückzahlung an den Mitarbeiter zu erstatten ist oder nicht. So sind z. B. Ausgaben, die vom Mitarbeiter per Firmenkreditkarte beglichen werden, nicht zu erstatten.

Anmerkung

Hier kann der Mitarbeiter bei Bedarf ergänzende Hinweise eintragen.

Beleg

Mit Klick auf "Durchsuchen" kann hier der eingescannte Beleg angehängt werden.

4.3.2. Belegart Übernachtung




Wenn Sie diese Belegart ausgewählt haben, werden auf der Eingabeseite weitere Felder eingeblendet.

Übernachtung wurde vom Klienten bezahlt

Setzen Sie diese Einstellung, wenn die Übernachtung nicht über den Arbeitgeber abgerechnet, sondern privat getragen wird.

Belegnummer

Die Belegnummer wird automatisch erzeugt.

Datum Beleg

Tragen Sie hier das Belegdatum ein.

Übernachtung

Tragen Sie hier den Gesamtbetrag für die Übernachtungen ein.

Verpflegung

Tragen Sie hier den Gesamtbetrag für die Verpflegung ein.

Erstattungsfähiger Aufwand

Tragen Sie hier den Gesamtbetrag der Belegpositionen, die zusätzlich erstattungsfähig sind, ein.

Nicht erstattungsfähiger Aufwand

Tragen Sie hier den Gesamtbetrag der Belegpositionen, die nicht erstattungsfähig sind, ein.

Gesamtbetrag in €

Der Gesamtbetrag wird, wie auch die Steuer entsprechend der eingetragenen Steuersätze, automatisch errechnet.

Optionale Fremdwährungsangaben - Betrag Fremdwährung

Hier kann ggfs. der Betrag in einer Fremdwährung eingetragen werden. Ist der Rechnungsbetrag nicht in Euro ausgewiesen, tragen Sie hier den ausgewiesenen Wert ein. Das Feld "Gesamtbetrag in €" ist in diesem Fall mit dem in Euro umgerechneten Fremdwährungsbetrag zu füllen.

Währung

Wählen Sie hier die Währung, in der der Beleg erstellt ist, aus.

Zahlungsart

Wählen Sie hier die Zahlungsart aus.

Von / Bis

Diese Felder sind mit dem Datum von Reisebeginn und -Ende vorbelegt und müssen ggfs. angepasst werden. In der Auswahlliste können die einzelnen Reisetage, die bereits bei der Erfassung der Reise eingetragen wurden, ausgewählt werden.

Land

Wird bei Auswahl eines Reisetags automatisch mit dem Land gefüllt, das der Mitarbeiter in den Tagesangaben als Übernachtungsland zum Reisetag eingetragen hat.

Im Rechnungsbetrag enthalten

Hier muss die Anzahl der in der Rechnung enthaltenen Mahlzeiten eingetragen werden. Hintergrund ist, dass die Kosten für das Frühstück zu den Verpflegungskosten gehören, so dass sie mit dem Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen abgegolten sind. Aus diesem Grund erfolgt ein Abzug vom Gesamtrechnungsbetrag (z. Zt. 20% des Pauschbetrags für Verpflegungs-Mehraufwendungen bei 24 Stunden Abwesenheit), wenn in der Hotelrechnung nicht ausdrücklich eine Übernachtung ohne Frühstück ausgewiesen ist. Ist im Gesamtpreis auch ein Mittag- und / oder Abendessen enthalten (z. B. bei Tagungspauschalen), wird ebenfalls eine Kürzung vorgenommen (z. Zt. jeweils 40% des Pauschbetrags für Verpflegungs-Mehraufwendungen bei 24 Stunden Abwesenheit).

4.3.3. Belegart Vorschuss




Bei der Belegart Vorschuss steht das Eingabefeld Zahlungsart nicht zur Verfügung. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie die erforderlichen Daten erfasst haben.



Der neu erfasste Beleg wird nun auf der Belege-Seite in der entsprechenden Tabelle angezeigt.

Bearbeiten
Öffnet die Seite, auf der der Beleg bearbeitet werden kann.

Details
Blendet eine Ansichtsseite mit den Belegdaten ein.

4.4. Abrechnung




Die Seite zeigt die Abrechnung der Reisekosten nach den folgenden Kostenarten gegliedert: Dabei werden neben den zu erstattenden Beträgen auch die nicht zu erstattenden Beträge aufgelistet. Unter den nicht zu erstattenden Beträgen werden die Kosten aufgeführt, die der Mitarbeiter mit Firmenkreditkarte bezahlt hat oder die auf Rechnung reguliert werden. Unter Abzüge werden Sachkostenbezüge, Kürzungen sowie Vorschüsse und sonstige Abzüge unterschieden. Abschließend ist der Rückzahlungsbetrag ausgewiesen. Es ist zu beachten, dass die Werte nur vorläufig sind, wenn die Erfassung der Reise noch nicht abgeschlossen ist. Oben rechts auf der Seite finden Sie die folgenden Schaltflächen:

Mail an Reisenden
Verschickt eine Mail mit dem aktuellen Abrechnungsstatus.

Details zeigen
Zeigt eine Langfassung der Abrechnung an, die das Kilometergeld nach Fahrzeug und Mitfahrern unterscheidet, die Beträge zu den Verpflegungsmehraufwendungen und Sachkostenbezügen nach Reisetagen aufschlüsselt, die einzelnen Belege auflistet und die Kürzungen nach Mahlzeiten ausweist.

Drucken
Öffnet eine Seite, über die die Abrechnung ausgedruckt werden kann.

Abschluss

Mit Klick auf diese Schaltfläche wird die Eingabe der Reise abgeschlossen und zur Abrechnung freigeben. Die Änderung der Daten ist dann nicht mehr möglich.

5. Bearbeitung einer bestehenden Reise




Nur Reisen mit dem Status "In Erfassung" können bearbeitet werden. Sie werden auf der Seite "Meine aktuellen Reisen" aufgelistet. Bei der Bearbeitung bereits bestehender Belege kann die Belegart und bei Übernachtungsbelegen der Abrechnungsmodus nicht mehr geändert werden. Nachdem der Mitarbeiter den Status der Reise auf Erfassung abgeschlossen gesetzt hat, kann die Reise nicht mehr bearbeitet werden, da mit diesem Status die Freigabe der Reise für die Prüfung und Abrechnung erfolgt.



Bereits abgerechnete Reisen können durch den Mitarbeiter ebenfalls nicht mehr bearbeitet werden.

5.1. Erstellung eines Reisekostenberichts

Ein Reisekostenbericht, der mehrere Reisen beinhaltet, kann über den Reiter "Reisekostenbericht" erstellt werden.



Suchen
Ein Klick auf diesen Link blendet Filtermöglichkeiten nach Status und Zeitraum der Reise ein.



Zeigen
Aktiviert den Filter.

Drucken
Öffnet eine Seite, aus der die Berichte der ausgewählten Reisen ausgedruckt werden können.

Bericht erstellen
Zeigt die Berichte der ausgewählten Reisen in der Langfassung an.

6. Reisen abrechnen

In der Übersicht Reisen abrechnen werden die Reisen aufgelistet, für die ein Mitarbeiter den Status Erfassung abgeschlossen gesetzt und sie damit zur Prüfung freigegeben hat.



Bearbeiten
Öffnet eine Seite, auf der die Reise abgerechnet werden kann.

Abrechnungsnummer

Die Abrechnungsnummer wird automatisch erzeugt und eingetragen.

Status

Der Status kann hier auf "Abgerechnet" gesetzt werden. Ergibt die Prüfung der Reisedaten eine Unstimmigkeiten bzw. einen Fehler, kann der Status der Reise auf "In Erfassung" zurückgesetzt werden, so dass die Reise wieder vom betreffenden Mitarbeiter bearbeitet werden kann.

Abgerechnet durch

Hier wird automatisch der angemeldete Benutzer eingetragen.

Bemerkung

Hier kann eine Bemerkung erfasst werden.



Datensatz auswählen
Öffnet die Reise zur Ansicht in Kurzform.

7. Alle Reisen




Die Übersicht zeigt die Reisen aller Mitarbeiter.

Suchen

Ein Klick auf diesen Link blendet einen Filter für die Suche nach Status, Reisebeginn, Personalnummer und Nachname des Reisenden ein.

Drucken

Öffnet eine Seite, aus der heraus ein Bericht für die ausgewählten Reisen ausgedruckt werden kann.

Bericht erstellen

Für die ausgewählten Reisen kann ein Bericht erstellt werden, der für die einzelnen Reisen die Langfassung der Abrechnung wiedergibt.

Zeigen
Mit Klick wird die Kurzfassung der Abrechnung in einem neuen Fenster geöffnet.

Bearbeiten
Öffnet die Seite, die auch für die Abrechnung von Reisen benutzt wird.

8. Verwaltung


8.1. Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungen




Alle Einträge von UP aktualisierbar machen

Mit Klick auf diese Schaltfläche blendet die weitere Schaltfläche "Aktualisierung der Pauschbeträge" ein. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden die aktuellen Pauschbeträge vom United Planet Server heruntergeladen und aktualisiert. Die Einträge können, und müssen dann nicht mehr manuell aktuell gehalten werden. Es empfiehlt sich, die Aktualisierung jeweils zu einem Jahreswechsel durchzuführen, da das Bundesministerium für Finanzen immer wieder neue Beträge festsetzt. United Planet stellt die aktuellen Beträge jeweils zur Verfügung.

8.2. Abzüge




Hier sind die amtlichen Sachbezugswerte für Verpflegung erfasst, die bei kostenlos oder verbilligt vom Arbeitgeber erhaltenen Mahlzeiten anzurechnen sind. Sie werden als Abzug vom Betrag der steuerfreien Reisekostenvergütung behandelt, so dass ein als Arbeitslohn zu erfassender geldwerter Vorteil entfällt. Außerdem finden sich hier die Abzüge für Kürzungen der Verpflegungspauschalen bei Übernachtungsbelegen, die Kosten für Mahlzeiten enthalten. Sie werden in Prozentwerten erfasst, die auf den Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen bei 24 Stunden Abwesenheit anzuwenden sind.

8.3. Kilometersätze




Hier sind die pauschalen Kilometersätze enthalten, die der Arbeitgeber steuerfrei ersetzen kann. Die Schlüssel der pauschalen Kilometersätze dürfen nicht verändert werden.

8.4. Belegarten




Folgende Belegarten sind in der Anwendung bereits angelegt:

Schlüssel Belegart
Benzin Benzin
Bewirt Bewirtung
Bahn Bus / Bahn
Buero Bürobedarf
Flug Flug
Mietw Mietwagen
Parken Parken
Porto Porto
Sonst Sonstige Belegarten
StrGeb Straßengebühren
Taxi Taxi
Tel Telefon
Vorsch Vorschuss
Gepaeck Übergepäck
Nacht Übernachtung

Der Schlüssel der Belegart Übernachtung darf nicht verändert werden, um die korrekte Funktion der Anwendung zu gewährleisten. Die Bezeichnung der Belegart darf geändert werden.

8.5. Zahlungsarten




Folgende Zahlungsarten sind in der Anwendung bereits angelegt:

Schlüssel Bezeichnung Erstattung
Bar Bar Ja
PrivKreK Private Kreditkarte Ja
FirKreK Firmenkreditkarte Nein
Ec Rechnung Nein

Die Zahlungsarten können frei definiert werden. Die korrekte Eingabe zur Erstattung in der Verwaltung ist für die Reisekostenabrechnung von grundlegender Bedeutung, da sie für die Berechnung der Rückzahlung maßgeblich ist.

8.6. Status




Schlüssel Bezeichnung
Abgerechnet Abgerechnet
ErfAbg Erfassung abgeschlossen
Erfassung In Erfassung

Die Schlüssel der Statuswerte sind für die Steuerung der Sichtbarkeit und der Bearbeitung der Reisedaten von grundlegender Bedeutung und dürfen nur bei gleichzeitiger Anpassung der Applikation verändert werden. Es können auch zusätzlich eigene Statuswerte definiert werden, z. B. um Genehmigungsvermerke abzubilden.

8.7. Währungen




In der Applikation sind die Währungen für die einzelnen Länder enthalten. Erfasst sind Name des Lands, Bezeichnung der Währung und das Währungskürzel (ISO-4217-Code). Dieses wird dem Benutzer in der Auswahlliste Währung auf der Eingabeseite Belege zur Auswahl gestellt. Um die Einträge in der angezeigten Liste zu minimieren, kann im Portal Manager ein Filter gesetzt werden, der die Liste auf die für Ihre Firma relevanten Währungen beschränkt.

8.8. Einstellungen




Hier können die Firmendaten und ein Präfix angegeben werden, das bei der automatischen Generierung der Abrechnungsnummer der Reise verwendet wird. Bei der Erzeugung der Abrechnungsnummer wird dem Präfix eine fortlaufende Nummer angehängt. Wenn Sie kein Präfix angeben, wird nur die fortlaufende Nummer als Abrechnungsnummer eingesetzt. Als Voreinstellung ist "XTRAV_" angegeben. Bei Angabe eines eigenen Präfixes dürfen keine Sonderzeichen oder Umlaute verwendet werden.

8.9. Hilfetexte




Für die Applikation "Reistekosten"können eigene Hilfetexte formuliert werden. Für Hilfetexte, die in der Applikation kontextbezogen als Tooltip zur Verfügung gestellt werden sollen, muss ein Filtertext angegeben werden. Dieser ermöglicht es, den Hilfetext auf Applikationsseiten über eine Schaltfläche in einem Tooltip zu öffnen. Im Filtertext dürfen keine Leer- oder Sonderzeichen sowie keine Umlaute enthalten sein. Das Feld "Sortierung" ist hier ohne Bedeutung. Wie entsprechende Schaltflächen im Portalmanager angelegt werden können, erfahren Sie hier. Für Hilfetexte, die unter dem Menüpunkt "Hilfe" erscheinen sollen, muss das Feld "Sortierung" mit einem Wert gefüllt werden, der der gewünschten Position innerhalb der Reihenfolge der Einträge entspricht. Ist das Kontrollkästchen "Nur als Tooltip verwenden" aktiviert, wird der Text nicht unter dem Menüpunkt "Hilfe" angezeigt.

9. Technischer Anhang

9.1. Rechte

Bei der Vergabe der Berechtigungen werden 3 Benutzergruppen unterschieden: Diese drei Benutzergruppen können in der Benutzerverwaltung des Portals angelegt und mit den folgenden Berechtigungen versehen werden:

Seite / Datengruppe RK Reisende RK Sachbearbeiter RK Verwaltung
Seite _Abzüge Seite benutzen
Seite _Belegart Seite benutzen
Seite _Hilfe Seite benutzen
Seite _Kilometersatz Seite benutzen
Seite _Pauschbeträge Seite benutzen
Seite _Status Seite benutzen
Seite _Währungen Seite benutzen
Seite _Zahlungsarten Seite benutzen
Seite Abgerechnete Reisen Seite benutzen Seite benutzen
Seite Alle Reisen Seite benutzen
Seite Alle Reisen: Reisekostenbericht Seite benutzen
Seite Hilfe Seite benutzen Seite benutzen Seite benutzen
Seite Hinweis Seite benutzen Seite benutzen Seite benutzen
Seite Meine aktuellen Reisen Seite benutzen
Seite Reisekostenbericht Seite benutzen
Seite Reisen abrechnen Seite benutzen
Seite Verwaltung Seite benutzen
Datengruppe _Abzug Lesen Lesen Vollzugriff
Seite Abzüge Seite benutzen
Datengruppe _Belegart Lesen Lesen Vollzugriff
Seite Belegarten Seite benutzen
Datengruppe _Einstellungen Lesen Lesen Vollzugriff
Seite Einstellungen Seite benutzen
Datengruppe _Hilfe Lesen Lesen Vollzugriff
Seite _Hilfe Seite benutzen Seite benutzen Seite benutzen
Seite _Tooltip Hilfe Seite benutzen Seite benutzen Seite benutzen
Seite Hilfetexte Seite benutzen Seite benutzen Seite benutzen
Datengruppe_Pauschaler Kilometersatz Lesen Lesen Vollzugriff
Seite Kilometersätze Seite benutzen
Datengruppe _Pauschbetrag Lesen Lesen Vollzugriff
Seite Pauschbeträge Seite benutzen
Datengruppe _Status Lesen Lesen Vollzugriff
Seite Status Seite benutzen
Datengruppe _Währung Lesen Lesen Vollzugriff
Seite Währungen Seite benutzen
Datengruppe _Zahlungsart Lesen Lesen Vollzugriff
Seite Zahlungsarten Seite benutzen
Datengruppe Reise Vollzugriff Vollzugriff Vollzugriff
Seite _Reisekostenbericht Seite benutzen Seite benutzen Seite benutzen
Seite Abrechnung Seite benutzen Seite benutzen
Seite Ansicht Reise Seite benutzen Seite benutzen
Seite Ansicht Reise kurz Seite benutzen Seite benutzen
Seite Ansicht Reise lang Seite benutzen Seite benutzen
Seite Belege Seite benutzen Seite benutzen
Seite Druckansicht Seite benutzen Seite benutzen
Seite m_Details Seite benutzen Seite benutzen
Seite m_Reise Seite benutzen Seite benutzen
Seite Mail kurz Seite benutzen Seite benutzen
Seite Mail lang Seite benutzen Seite benutzen
Seite Mailbestätigung Seite benutzen Seite benutzen
Seite Tagesangaben Seite benutzen Seite benutzen
Seite Abrechnung Seite benutzen Seite benutzen
Seite Email kurz Seite benutzen Seite benutzen
Seite Email lang Seite benutzen Seite benutzen
Seite Kilometergeld Seite benutzen Seite benutzen
Seite m_Eingabe Seite benutzen Seite benutzen
Seite Reise abrechnen Seite benutzen Seite benutzen
Seite Reisedaten Seite benutzen Seite benutzen
Seite Status setzen Seite benutzen Seite benutzen
Datengruppe Abrechnung Vollzugriff Vollzugriff Vollzugriff
Datengruppe Beleg Vollzugriff Vollzugriff Vollzugriff
Seite Ansicht Beleg Seite benutzen
Seite _Abzüge Seite benutzen Seite benutzen
Seite Ansicht Übernachtungsbeleg Seite benutzen Seite benutzen
Seite Belege bearbeiten Seite benutzen Seite benutzen
Seite _Belegart Seite benutzen
Datengruppe Tagesangabe Vollzugriff Vollzugriff Vollzugriff
Seite Reisetage bearbeiten Seite benutzen Seite benutzen

9.2. Was nicht verändert werden darf

Verwaltungsdaten

Der Schlüssel der Belegart "Übernachtung" darf nicht verändert werden. Neben seiner Verwendung in Tabellenfiltern wird er auch im Velocity-Code der VM-Dateien und im Java-Code der Applikation verwendet. Auch die Schlüssel der pauschalen Kilometersätze dürfen nicht verändert werden.

Applikation

Die Werte des Optionsfeldes "Abrechnung Übernachtung" auf der Eingabeseite Belege in der Datengruppe "Beleg" dürfen nicht verändert werden. Die folgenden Tabellen verwenden die Werte aus den Verwaltungsdaten im Filter: Auf die Bedeutung des Schlüssels der Belegart "Übernachtung" wurde bereits hingewiesen. Die Schlüssel der in der Applikation enthaltenen Statuswerte sind für die Steuerung der Sichtbarkeiten und der Bearbeitbarkeit der Reisedaten von grundlegender Bedeutung und dürfen nur bei gleichzeitiger Anpassung der Applikation verändert werden. Im Velocity- und Java-Code der Applikation werden sie nicht verwendet.

Versteckte Elemente

In der Applikation finden sich auf mehreren Seiten versteckte Elemente, die für den korrekten Programmablauf erforderlich sind und nicht entfernt werden dürfen.

Sysidents

Die Sysidents der Datengruppen dürfen nicht geändert werden.

9.3. Besonderheiten in der Applikation

Datahandler

Für die Datengruppen "Reise", "Tagesangabe" und "Beleg" wurden spezifische Datahandler erstellt, die über das Jar-File "TravelExpenses.jar" zur Verfügung gestellt werden. Über sie werden die Reisetage einer Reise in der Datengruppe "Tagesangabe" angelegt und die Berechnungen der Reisekosten vorgenommen.

Generierung der Datensätze Tagesangaben

Bei Neuanlage einer Reise oder bei Änderung des Reisezeitraums einer bereits erfassten Reise werden die einzelnen Reisetage als Datensätze in der Datengruppe "Tagesangaben" beim Speichern der Reise neu generiert. Dabei werden die Länderangaben zu Verpflegung und Übernachtung mit Deutschland vorbelegt, so dass nur im Fall einer Auslandsreise eine Bearbeitung durch den Mitarbeiter erforderlich wird.

Generierung der Abrechnungsnummer einer Reise

Die Abrechnungsnummer der Reise wird automatisch im Java-Code der Applikation erzeugt. Sie setzt sich aus dem Präfix, das in den Einstellungen in der Verwaltung definiert wurde, und einer fortlaufenden Nummer zusammen.

Generierung der Belegnummer

Die Belegnummer wird bei Anlage eines neuen Belegs durch Aufruf der JavaScript-Funktion "getJSONResponseNewVoucherNo()" erzeugt. Sie setzt sich aus der Abrechnungsnummer der Reise und einer fortlaufenden Nummer, die durch einen Unterstrich abgesetzt ist, zusammen (z. B. "XTRAV_32_1"). Die fortlaufende Nummer wird in der VM-Datei "createNewVoucherNo.vm" ermittelt, die von der Funktion mit einem Ajax-Call ausgeführt wird.

Autovervollständigung bei Eingabe des Zielorts

Die Eingabe des Zielorts auf der Eingabeseite "Reisedaten" (Datengruppe "Reise") wird durch einen DataPicker unterstützt, der die Ergebnisse ab einer Eingabelänge von einem Zeichen automatisch einfügt. Die Ortsnamen für die Ergebnisliste bezieht der DataPicker aus den bereits eingegebenen Zielorten des angemeldeten Mitarbeiters. Die Schaltfläche des DataPickers ist versteckt, da sie hier nicht benötigt wird.

Anlage und Bearbeitung eines Belegs

Welche Eingabefelder auf der Seite Belege bei Anlage eines neuen Belegs oder Änderung eines bestehenden Belegs zur Verfügung stehen, hängt von der gewählten Belegart (Auswahlliste) ab. Im onchange-Event der Auswahlliste "Belegart" wird die JavaScript-Funktion "showAssociatedDataFields()"aufgerufen, die je nach ausgewählter Belegart die zugehörigen Gruppierungen einblendet und die anderen ausblendet. Zudem wird in der Funktion geprüft, ob es sich um einen neuen Beleg handelt. In diesem Fall wird die Belegnummer generiert und das Datum mit dem Datum des Reisebeginns vorbelegt. Wird ein vorhandener Beleg bearbeitet, wird die Belegart und bei Übernachtungsbelegen der Abrechnungsmodus als Ansichtsfeld eingeblendet, so dass eine Änderung nicht möglich ist.

Plausibilitätsprüfungen

Beim Speichern der Seite Reisedaten wird die Funktion "checkPlausibilityTrip()" aufgerufen, die prüft, ob das Datum für das Reiseende nach dem Datum des Reisebeginns liegt. Ist dies nicht der Fall, wird eine Meldung ausgegeben und das Speichern wird abgebrochen. Zudem wird geprüft, ob es sich um eine Änderung von Reisebeginn oder Reiseende bei einer bestehenden Reise handelt. Dann wird ein Hinweis ausgegeben, dass die Angaben zur Verköstigung und zu den Ländern Verpflegung und Übernachtung auf der Seite Tagesangaben neu zu bearbeiten sind. Beim Speichern eines Belegs wird die Java Script-Funktion "checkPlausibilityVoucher()" aufgerufen, die folgende Eingaben prüft: Außerdem wird sichergestellt, dass bei Übernachtungsbelegen mit Abrechnung nach Aufwand die Anzahl der Mahlzeiten gefüllt ist (>=0).

Reisekostenbericht

Reisekostenberichte zu einer Reise können in einer kurzen und in einer langen Form angezeigt werden. Erstellt werden sie durch die VM-Dateien "reportAccountingShort.vm" und "reportAccountingLong.vm", die in der Applikation über VTL-Includes eingebunden sind. In den VM-Dateien werden die benötigten Daten zur Reise mit Datenbankabfragen ermittelt und als Tabellenansicht aufbereitet. Es werden folgende Kostenarten unterschieden: Die Kostenarten werden in den Datahandlern und den VM-Dateien verwendet.

Versteckte Elemente

Filtergruppen auf den Ansichtsseiten "Alle Reisen": Reisekostenbericht und Reisekostenbericht (erste Seite)

Im Onload-Ereignis der Seite werden in der Filtergruppe die Werte per JavaScript gesetzt, die der Benutzer in der Filtergruppe auf der Seite "Alle Reisen" bzw. auf der Seite "Reisekostenbericht" (zweite Seite) eingestellt hat. Funktionsaufruf:
onloadReportAllTrips($!Request.get('rq_Printview'))
bzw.
onloadReportMyTrips($!Request.get('rq_Printview')))
Dies stellt sicher, dass der erstellte Reisekostenbericht nur die Reisen enthält, die der Benutzer zuvor ausgewählt hat. In den Funktionen wird der Requestparameter "rq_Printview" ausgewertet. Ist der Wert des Parameters "true", wird in der Funktion der Druckdialog direkt aufgerufen. Dies ist der Fall, wenn die Seite über eine Schaltfläche geöffnet wurde, die das Sprungziel als Druckansicht öffnet.

Ansichtsfelder auf der Eingabeseite Reisedaten in der Datengruppe Reise

"Reisebeginn bisheriger Wert" und "Reiseende bisheriger Wert" werden in der JS-Funktion "checkPlausibilityTrip()" herangezogen, um einen Hinweis auszugeben, dass die Angaben zur Verköstigung und zu den Ländern auf der Seite Tagesangaben neu zu bearbeiten sind. Dies wird dadurch notwendig, dass bei einer Änderung der Reisedauer die Reisetage neu angelegt werden müssen (automatische Generierung mit Vorbelegung der Länderangaben zu Verpflegung und Übernachtung mit Deutschland). Das versteckte Ansichtsfeld Ort enthält den Firmensitz. Der Wert wird in der Funktion "loadDeparturePoint()", die im Onload-Event der Seite aufgerufen wird, für die Vorbelegung des Eingabefelds "Abfahrtsort" verwendet. Die Schaltfläche "Persönliche Zielorte zeigen" ist ein DataPicker, der die Eingabe des Zielorts durch den Mitarbeiter unterstützt (Autovervollständigung angefangener Eingaben, sofern der Mitarbeiter den Zielort bereits in einer vorhandenen Reise eingegeben hat).

Eingabefelder auf der Eingabeseite Kilometergeld in der Datengruppe Reise

Die versteckten Eingabefelder sind für die korrekte Funktion des Datahandlers der Datengruppe erforderlich.

Ansichtsfelder auf der Eingabeseite Belege in der Datengruppe Beleg

Anhand des Feldes "ID" wird in der JavaScript-Funktion "showAssociatedDataFields()" geprüft, ob es sich um einen neuen Beleg handelt. In diesem Fall wird die Belegnummer generiert und das Datum mit dem Datum des Reisebeginns vorbelegt. Die Felder "h_ID" Pauschbetrag und "h_Von" werden über Datenzuordnung von der Auswahlliste "Von" gefüllt, das Feld "h_Bis" von der Auswahlliste "Bis". Die Felder "h_Von" und "h_Bis" werden benötigt, um beim Öffnen eines vorhandenen Belegs die Werte in den Auswahllisten "Von" und "Bis" zu selektieren, da diese keine Datenfeldanbindung haben. Das Feld "h_Belegart Schlüssel" wird durch Datenzuordnung von der Auswahlliste "Belegart" gefüllt. Beim Schlüssel "Nacht" werden die für die Belegart "Übernachtung" benötigten Gruppierungen eingeblendet, die anderen werden ausgeblendet. Das Feld "h_Belegart AbzugJN" wird ebenfalls über den DataPicker der Auswahlliste Belegart gefüllt. Der Wert des Feldes wird bei der Berechnung der Reisekosten verwendet. Das Feld "h_Erstattung" wird durch die Auswahlliste "Zahlungsart" gefüllt. Die Felder "Abrechnungsnummer" und "h_Betrag in € gekürzt" werden für die korrekte Funktion des Datahandlers der Datengruppe benötigt.

Eingabefelder auf der Eingabeseite Tagesangaben in der Datengruppe Tagesangabe

Die versteckten Eingabefelder sind für die korrekte Funktion des Datahandlers der Datengruppe erforderlich.

9.4. Sonstige JavaScript-Funktionen

Eingabeseite Kilometergeld in der Datengruppe Reise

Die Schaltfläche "Löschen" auf der Eingabeseite "Kilometergeld" in der Datengruppe "Reise" ruft die Funktion "deleteKmData()" auf, die alle Eingabefelder zu den Fahrzeugangaben auf "" bzw. 0 setzt und die aktuelle Reise speichert.

Eingabeseite Tagesangaben in der Datengruppe Tagesangabe

Die Funktion "loadDatasetOnDaySpecification()", die im Onload-Event der Seite aufgerufen wird, stellt sicher, dass auf der Eingabeseite "Tagesangaben" immer ein bestehender Datensatz in den Eingabefeldern geladen ist. Die Datensätze werden automatisch beim Speichern der Reisedaten angelegt, so dass immer mindestens ein Datensatz (1 Reisetag) vorhanden ist.

Ansichtsseite Ansicht Übernachtungsbeleg in der Datengruppe Beleg

Die Funktion "onloadVoucherAcc()", die im Onload-Event der Seite aufgerufen wird, blendet in Abhängigkeit vom Abrechnungsmodus (pauschal oder nach Aufwand) die zugehörigen Felder ein.

Ansichtsseite Ansicht Beleg in der Datengruppe Beleg

Die Funktion "onloadVoucherOther()" blendet beim Laden der Seite nicht benötigte Felder aus.

Ansichtsseite Alle Reisen und Reisekostenbericht (zweite Seite im Portalmanager)

Im Onclick-Event der Schaltflächen Bericht erstellen wird die Funktion "presetAllTrips()" bzw. "presetMyTrips()" aufgerufen, die wiederum "presetDynFilter()" aufrufen. Diese Funktion erstellt die Requestparameter zur Übergabe der Werte des dynamischen Filters an das Sprungziel "Alle Reisen: Reisekostenbericht bzw. Reisekostenbericht" (erste Seite im Portalmanager).

Ansichtsseite Alle Reisen: Reisekostenbericht und Reisekostenbericht (erste Seite im Portalmanager)

Im Onload-Event der Seite wird die Funktion "onloadReportAllTrips()" bzw. "onloadReportMyTrips()" aufgerufen, die wiederum die Funktion "activateDynFilter()" aufruft. Sie liest die Requestparameter aus, setzt die Werte im dynamischen Filter (versteckte Filtergruppe) und löst die Filterung aus.

9.5. Datengruppen und Datenfelder

Datengruppen mit Sysidents

Für folgende Datengruppen wurden Sysidents gesetzt, die nicht geändert werden dürfen, da sie im Java-Code der Applikation bzw. in den VTL-Includes verwendet werden:

Datenfelder

Folgende Datenfelder werden im Java-Code der Applikation bzw. in den VTL-Includes verwendet. Ihre Namen dürfen nicht geändert werden:

Datengruppe Tagesangabe (XTRAV_DAY_SPEC)

Datengruppe Beleg (XTRAV_VOUCHER) LID

Datengruppe Abrechnung (XTRAV_ACCOUNTING)

Datengruppe Pauschaler Kilometersatz (XTRAV_KILOMETRE_RATE) Datengruppe Abzug (XTRAV_DEDUCTION) Datengruppe Pauschbetrag (XTRAV_FIXED_AMOUNT)

9.6. Empfehlungen

Einschränkung der angezeigten Länder und Währungen in Auswahllisten

Die Auswahllisten "Verpflegung" und "Übernachtung" auf der Eingabeseite "Tagesangaben" (Datengruppe Tagesangabe) sowie die Auswahlliste "Währung" auf der Eingabeseite"Belege" (Datengruppe Beleg) können im Portalmanager mit einem Filter ergänzt werden, der die Anzeige der Auswahlliste auf die für Ihre Firma relevanten Länder bzw. Währungen einschränkt.

Erweiterung der kontextbezogenen Hilfetexte

In der Appliaktion können eigene Hilfetexte formuliert werden, die kontext-bezogen in der Applikation eingebunden sind. Dazu wird ein Filtertext angegeben, der es erlaubt, die kontext-bezogene Hilfe auf Applikationsseiten über eine Schaltfläche im Tooltip zu öffnen. Im Filtertext dürfen keine Leer- oder Sonderzeichen sowie keine Umlaute enthalten sein. Zur Erweiterung der bereits in der Applikation enthaltenen Schaltflächen können im Modul Applikationen zusätzliche Schaltflächen auf der jeweils gewünschten Seite angelegt werden: Legen Sie eine neue Schaltfläche mit dem Typ Bild an. Als statisches Bild können Sie das Bild "about.png" verwenden. Stellen Sie als Sprungziel die Ansichtsseite "Hinweis" mit der Zielseitenoption "in Tooltip öffnen" ein. In den Eigenschaften der Schaltfläche fügen Sie Auf dem Reiter Expert das Attribut "rq_hilfe" neu hinzu. Als Wert verwenden Sie den Filtertext, der in der Verwaltung dem entsprechenden Hilfetext zugewiesen wurde. Im Filtertext dürfen keine Leer- oder Sonderzeichen sowie keine Umlaute enthalten sein.