Application Store - Dokumentenmanagement 3.0

1. Lizenzierung und Import

Alle Informationen zur Lizenzierung finden Sie hier. Wie Sie Applikationen importieren können, erfahren Sie hier.

Beachten Sie bitte, dass die im Dokumentenmanagement abgelegten Dokumente auf dem Intrexx Portal Server abgespeichert werden. Bitte sorgen Sie auf dem Server-Installationsmedium für ausreichend Speicherplatz. Die Größe des Speicherplatzes richtet sich maßgeblich nach der Größe der aktuellen sowie der revisionierten Dokumente.

In Ihrem Download-Paket finden Sie die Dateien Wählen Sie die gewünschte Version einfach aus. Behalten Sie beim Import die Einstellung "Mit Applikationsdaten importieren" und "mit Rechten importieren" bei. Bei den Applikationsdaten handelt es sich um Hilfetexte und Status-Werte. Mit dem Import der Rechte werden vordefinierte Benutzergruppen übernommen. Wir empfehlen, die vorgefertigten Benutzergruppen des Dokumentenmanagement in Ihrem System anzulegen. Um den Import der Konfigurationsdateien abzuschließen, müssen Sie den Portaldienst neu starten.

2. Features

Mit dem Dokumentenmanagement können Dokumente in einem flexibel einstellbaren Prüfungs- und Freigabeverfahren bearbeitet und veröffentlicht werden. Alle Dokumente können übersichtlich in eine Verzeichnisstruktur eingeordnet werden, in der sie schnell auffindbar sind. Aus den zulässigen Quelldokumenten kann, wenn gewünscht, automatisch ein PDF erzeugt werden. Nahtlose Arbeitsschritte zwischen Redaktion und Lenkung sichern eine hohe Qualität Ihrer Dokumente.

3. PDF-Erzeugung

3.1. Open-Office

Für die PDF-Erzeugung muss OpenOffice ab Version 3.0 oder Microsoft Office ab Version 2007 auf dem Intrexx-Server installiert sein.



Beachten Sie bei der Installation von OpenOffice, dass Sie die angepasste Installation starten und dabei den Schnellstarter deaktivieren, den Sie unter den "optionalen Komponenten" finden.

3.2. Microsoft Office

Bei der Verwendung von Microsoft Windows 2008 Server müssen folgende Verzeichnisse angelegt werden: Führen Sie anschließend einen Neustart der Intrexx-Dienste durch. Öffnen Sie dann das Dokumentenmanagement im Browser. Im Menü Einstellungen kann die PDF-Generierung aktiviert werden. Folgende Voraussetzungen müssen außerdem für die Erzeugung von PDFs erfüllt sein: Über "Startmenü / Ausführen / dcomcnfg" können die Komponentendienste geöffnet werden.



Klicken Sie in der DCOM-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf den Eintrag "Microsoft Word 97-2003-Dokument" und wählen Sie dann das Kontextmenü "Eigenschaften" aus.



Wechseln Sie auf den Reiter "Identität" und tragen Sie den zuvor angelegten Benutzer und sein Kennwort ein. Wenn kein Word-Eintrag in den Komponentendiensten vorhanden ist, führen Sie bitte "mmc comexp.msc /32" aus.



Hinterlegen Sie den Benutzer auf dem Reiter "Sicherheit" in den Zugriffsberechtigungen und den Konfigurationsberechtigungen.



Nehmen Sie diese Anpassung auch für Excel und Powerpoint vor. Bei Powerpoint ist die Anpassung nur erforderlich, wenn es auf dem Server installiert ist.

4. Lokalen Benutzer zur COM-Sicherheit für den lokalen Rechner hinzufügen

Damit der volle Leistungsumfang der Prozesslandschaft des Dokumentenmanagements und dedr automatische Versand von E-Mail-Benachrichtigungen, z.B. über neue Dokumente im Freigabeverfahren, zur Verfügung steht, aktivieren Sie bitte den E-Mail-Service. Öffnen Sie für die Anlage des neuen Benutzers erneut die Komponentendienste über das "Startmenü / Ausführen / dcomcnfg". Führen Sie einen Doppelklick auf den Eintrag "Computer" im rechten Bereich des Dialogs aus.



Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf "Arbeitsplatz" im linken Bereich des Dialogs und rufen Sie die Eigenschaften auf. Wechseln Sie auf den Reiter "COM-Sicherheit". Hier können Sie dem Benutzer nun mit Klick auf "Standard bearbeiten" die "Zugriffsberechtigungen" und die "Start- und Aktivierungsberechtigungen" geben. Wir empfehlen die Berechtigung für den "Lokalen Zugriff" und "Remotezugriff", sowie "Lokalen Start", "Remotestart", "Lokale Aktivierung" und "Remoteaktivierung". Falls nach dieser Einrichtung trotz allem keine PDF-Erstellung möglich ist, sollten Sie folgende Punkte überprüfen:

5. Rechte

Im Dokumentenmanagement gibt es drei Benutzergruppen, die mit unterschiedlichen Rechten ausgestattet sind: Alle Mitglieder der Benutzergruppe Benutzer, die in jedem Intrexx Portal im Auslieferungszustand bereits besteht, haben Zugriff auf freigegebene Dokumente, die sich in einem Veröffentlichungsort befinden, an dem der Benutzer Rechte hat, weil er im Verteiler des Ordners eingetragen ist. Dies gilt auch für mitgeltende Dokumente.

Um zu erreichen, dass Dokumente nicht im Verzeichnis, sondern nur in der Übersicht über Dokumente bzw. mitgeltende Dokumente in den entsprechenden Tabellen sichtbar sind, kann ein übergeordneter Ordner ohne Berechtigungen angelegt werden, der im Verzeichnis nicht angezeigt wird. In diesem Ordner können nun untergeordnete Ordner mit den gewünschten Berechtigungen angelegt werden. Diesen Ordnern können dann die gewünschten Dokumente hinzugefügt und so den Benutzern zugänglich gemacht werden. Dieses Verfahren ist notwendig, um sicherzustellen, dass Benutzer auf keine Dokumente zugreifen können, die nicht für sie bestimmt sind.

Nehmen Sie die entsprechenden Benutzer als Mitglieder in diesen Benutzergruppen auf. Sobald ein Benutzer Mitglied in einer dieser Gruppen ist, verfügt er über die entsprechenden Zugriffsrechte im Dokumentenmanagement.

6. Hilfe

Wenn Sie dieses Symbol auf einer Seite des Dokumentenmanagement sehen, können Sie mit einem Klick darauf eine Detail-Hilfe einblenden, die Sie bei der Anwendung des Dokumentenmanagement unterstützt.

7. Einstellungen

Für die Arbeit mit dem Dokumentenmanagement melden Sie sich zunächst bitte als Mitglied der Benutzergruppe DMS-Administratoren am Portal an. Damit haben Sie Zugriff auf den Menüpunkt "Einstellungen".

7.1. Systemeinstellungen




Hier finden Sie die Systemeinstellungen, mit denen die grundsätzlichen Abläufe im Dokumentenmanagement definiert werden können.

7.1.1. Konstruktion Dokumenten-ID

Die Dokumenten-ID ist eine Kennung, über die jedes Dokument im Dokumentenmanagement eindeutig identifiziert werden kann. Sie wird aus verschiedenen Teilen zusammengesetzt. Mit Klick auf "Konstruktion Dokumenten-ID ändern" oder Klick auf den entsprechenden Link im Bereich "Aktionen" können diese Teile der ID festgelegt werden.

Präfix

Legt die Buchstabenfolge, mit der die Dokumenten-ID beginnen soll, fest. Diese Optionen stehen zur Auswahl:

Länge Dokumentennummer

Gibt vor, aus wie vielen Stellen eine Dokumentennummer besteht.

Länge Versionsnummer

Gibt vor, aus wie vielen Stellen eine Versionsnummer besteht.

Trennzeichen

Hier kann ein beliebiges Zeichen erfasst werden, das als Trennzeichen eingesetzt wird.

Suffix

Wird an das Ende der Dokumenten-ID gesetzt. Diese Optionen stehen zur Auswahl:

Frühere Dokumenten-ID bei Übernahme beibehalten

Beim Erstellen eines neuen Dokuments kann eine eigene ID in einem zusätzlichen Feld, zum Beispiel aus einer alten Dokumentenverwaltung, angegeben werden. Diese ID wird dann bei der Suche berücksichtigt, damit alte Dokumente auch noch über die alte ID auffindbar bleiben.

7.1.2. Dokumentenverarbeitung




In diesem Bereich werden die Art der Ausgabedatei und die zulässigen Quell,- und Ausgabedokumente definiert. Mit Klick auf "Dokumentenverarbeitung ändern" oder Klick auf den entsprechenden Link im Bereich "Aktionen" können die Einstellungen geändert werden.



Ausgabedateien sind die Dateien, auf die Benutzer im Dokumentenmanagement unter dem Menüpunkt Dokumente zugreifen können. Quelldateien stehen nur den Redakteuren zur Verfügung.

Automatische PDF-Erzeugung (Office-Servereinrichtung vorhanden)

Mit dieser Einstellung kann ein Redakteur automatisch eine PDF-Datei aus seinem Word-, Excel- oder Powerpoint-Dokument erzeugen. Wenn zusätzlich die Einstellung PDF-Vergleichsdatei erstellen ausgewählt ist, wird eine Vergleichsdatei zwischen zwei Versionen eines Dokuments erstellt (nur bei Text-Dateien).

Quelldatei = Ausgabedatei

Bewirkt, dass der Redakteur diese Option beim Einstellen eines Dokuments auswählen kann. In diesem Fall wird eine Kopie der Quelldatei als Ausgabedatei erstellt. Beide Dateien sind also identisch.

Eigene Ausgabedatei

Bewirkt, dass der Redakteur zusätzlich zur Quelldatei (z.B. eine Word-Datei) eine eigene Ausgabedatei hochladen kann (z.B. ein selbst erstelltes PDF). Ist diese Einstellung gesetzt, müssen also in diesem Fall zwei Dateien hochgeladen werden.

Mindestens eine der oben beschriebenen Einstellungen muss gewählt sein. Wenn mehrere Einstellungen gewählt sind, kann der Redakteur beim Einstellen des Dokuments unter den hier gesetzten Einstellungen auswählen. Im unteren Bereich wird festgelegt, welche Quell,- bzw. Ausgabeformate erlaubt sind. Üblicherweise wird PDF als zulässiges Ausgabeformat erlaubt. In beiden Listen kann aus den definierten Dateitypen ausgewählt werden.

7.1.3. Prüfung und Freigabe




Die Einstellungen für die Prüfung und Freigabe können mit Klick auf "Prüfung und Freigabe ändern" oder Klick auf den entsprechenden Link im Bereich "Aktionen" bearbeitet werden.



Hier werden Einstellungen verwaltet, die Einfluss auf die verschiedenen Bearbeitungsschritte eines Dokuments haben.

AdHoc Freigabeverfahren ermöglichen

Bewirkt, dass der Redakteur das Dokument auch ohne Freigabeprozess selbst freigeben kann. In diesem Fall muss er mindestens einen Freigebenden wählen. Ist der Redakteur Mitglied der Benutzergruppe "DMS-Lenkungsmitglieder", kann er auch sich selbst als Freigebenden auswählen.

Prüfungsprozess

Mit dieser Einstellung wird der Freigabeprozess automatisch mit ausgewählt. Die Einstellung entspricht einem zweistufigen Freigabeverfahren.

Prüfung erfolgreich, wenn ein Mitglied des Teams zustimmt

Legt fest, dass ein Dokument als erfolgreich geprüft gilt, wenn ein Mitglied des jeweiligen Prüfungs-/Freigabeteams zugestimmt hat.

Freigabeprozess

Ist diese Einstellung ohne die Einstellung "Prüfungsprozess" aktiviert, entspricht dies dem einstufigen Freigabeverfahren. Ist keine der beiden Einstellungen aktiviert, muss das Dokument sofort durch den Redakteur freigegeben werden.

Prüfung erfolgreich, wenn ein Mitglied des Teams freigibt

Legt fest, dass ein Dokument als erfolgreich geprüft bzw. freigegeben gilt, wenn ein Mitglied des jeweiligen Prüfungs-/Freigabeteams freigegeben hat.

Prüfer und Freigebende je Dokument einstellbar

Mit dieser Einstellung kann der Redakteur vor dem Start eines Freigabeprozesses die Prüfer und Freigebenden frei aus der Benutzergruppe "DMS-Lenkungsmitglieder" wählen.

7.2. Verantwortungsbereiche




Hier wird definiert, wer für die Prüfung bzw. Freigabe des Dokuments zuständig ist. Im Bereich "Aktionen" können neue Verantwortungsbereiche erfasst werden.

Neuen Verantwortungsbereich erfassen
Öffnet einen Dialog, in dem ein neuer Bereich eingetragen werden kann.

Titel / Kürzel

Tragen Sie hier Titel und Kürzel des neuen Verantwortungsbereichs ein.

Typ

Hier kann festgelegt werden, ob es sich dabei um einen "Bereich" oder eine "Abteilung" handelt.

Prüfungs- und Freigabeteam

Auswählbar sind hier jeweils alle DMS-Lenkungsmitglieder.

7.3. Dateitypen




Neuen Dateityp erfassen
Öffnet einen Dialog, in dem ein neuer Dateityp eingetragen werden kann.

Titel / Dateiendung

Geben Sie hier einen Titel und die in Frage kommenden Dateiendungen an. Neue Dateitypen müssen anschließend in der Dokumentenverarbeitung in die Liste der zulässigen Dokumente aufgenommen werden.

7.4. Dokumenttypen




Neuen Dokumenttyp erfassen
Öffnet einen Dialog, in dem ein neuer Dokumenttyp eingetragen werden kann.

Titel / Kürzel

Tragen Sie hier Titel und Kürzel ein.

7.5. Prozesstypen




Im Dokumentenmanagement können verschiedene Prozesstypen für die Kategorisierung der Dokumente zugeordnet werden.

Führungsprozess

Als Führungsprozess definiert man die Prozesse, die Weisungs- und Entscheidungscharakter aufweisen (z.B. Unternehmensplanungsprozesse).

Kernprozesse

Als Kernprozesse werden die Prozesse bezeichnet, die unmittelbar mit dem Unternehmenszweck zusammenhängen und zum Geschäftserfolg beitragen. Sie haben direkte oder indirekte Wertschöpfungseigenschaften. Der Kunde steht dabei am Anfang und am Ende des Prozesses (z.B. Serviceleistungen oder Support).

Unterstützungsprozesse

Unterstützungsprozesse sind Prozesse, die keine direkten Wertschöpfungseigenschaften haben und für die der Kunde in der Regel nicht bezahlt, die aber wichtig für das Unternehmen sind (z.B. Dekoration und Reinigung eines Verkaufsraumes).

Neuen Prozesstyp erfassen
Öffnet einen Dialog, in dem ein neuer Prozesstyp eingetragen werden kann.

Titel / Kürzel

Tragen Sie hier Titel und Kürzel ein.

8. Administration




Als Mitglied der Benutzergruppe DMS-Administratoren haben Sie Zugriff auf den Menüpunkt "Administration". Auf dieser Seite finden Sie oben links der Bereich "Navigation".

8.1. Alle Dokumente, Dokumente in Arbeit, Dokumente zur Wiedervorlage, Archivierte Dokumente, Änderungshistorie

Blendet die Daten in den entsprechenden Sichten im rechten Bereich ein. In der Änderungshistorie werden alle Dokumente und Versionen nach Änderungsdatum sortiert aufgelistet. In allen anderen Übersichten wird immer nur die freigegebene Version bzw. die Version, die sich gerade in Arbeit befindet, angezeigt.

8.2. Verzeichnis




Hier kann die Verzeichnisstruktur, in der die Dokumente gegliedert werden, bearbeiten werden. Das Verzeichnis "ISO 9001" enthält bereits eine beispielhafte Struktur, die Sie beliebig ändern oder auch löschen können.

Ordner in der 1. Ebene anlegen
Öffnet einen Dialog, in dem ein neuer Ordner in der obersten Ebene erstellt werden kann.

Ordnername

Tragen Sie hier den Ordnernamen ein.

Symbol

Hier kann ein Symbol für den neuen Ordner ausgewählt werden.

Verteiler

Bei jedem Ordner, der sich auf der obersten, 1. Hauptebene befindet, können im Verteiler die Benutzergruppen ausgewählt werden, die die Berechtigung für den entsprechenden Zweig und die enthaltenen Dokumente in der Verzeichnisstruktur erhalten sollen. Bei Ordnern auf einer untergeordneten Ebene kann bei Bedarf der Verteiler vom übergeordneten Ordner übernommen werden.

Untergeordneten Ordner anlegen
Öffnet den oben abgebildeten Dialog, in dem ein neuer Ordner unterhalb des aktuell ausgewählten Ordners erstellt werden kann.

Ordner und Verteiler bearbeiten
Hier kann der aktuell ausgewählte Ordner bearbeitet werden.

Ordner löschen
Löscht den aktuell ausgewählten Ordner.

Dokumente des Ordners verwalten
Um Dokumente zu verwalten, wählen Sie den gewünschten Zweig in der Verzeichnisstruktur aus und klicken Sie auf "Dokumente des Ordners verwalten".

Tabelle Vorhandene Dokumente

Hier werden Dokumente, die im aktuell ausgewählten Ordner veröffentlicht sind, aufgelistet.

Dokument aus dem Ordner entfernen
Entfernt das Dokument aus dem Veröffentlichungsort. Es wird im entsprechenden Ordner nicht mehr angezeigt und hier in der Tabelle "Dokumente zur Auswahl" aufgelistet.

Tabelle Dokumente zur Auswahl

Hier werden alle Dokumente aufgelistet, die in das aktuell markierte Verzeichnis aufgenommen werden können.

Dokument zum Ordner hinzufügen
Veröffentlicht das Dokument im aktuell ausgewählten Ordner. Es wird dann in der Tabelle "Vorhandene Dokumente" aufgelistet.

Dokumente zur Auswahl filtern

Hier können die Tabellen im rechten Bereich nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden. Tragen Sie die entsprechenden Suchkriterien in die Suchfelder ein bzw. wählen Sie sie aus den Auswahllisten aus. Die Dokumente können auch nach Status gefiltert werden. Klicken Sie dazu einfach auf das gewünschte Kontrollkästchen. Im Auslieferungszustand sind im Dokumentenmanagement noch keine Dokumente enthalten. Neue Dokumente können von den Redaktionsmitgliedern hinzugefügt oder über das Aktionsmenü auf der Seite Administration importiert werden.

8.3. Aktionen

8.3.1. Dokumente importieren

Hier können Dokumente, die in einer ZIP-Datei vorliegen, importiert werden.



Klicken Sie auf der Seite Administration im unteren, linken Bereich auf den Link "Dokumente importieren".

Neue Ordner 1. Ebene anlegen

Mit dieser Einstellung wird beim Import die Verzeichnisstruktur, die in der ZIP-Datei gepackt ist, auf der Hauptebene des DMS angelegt. Die Titel der Ordner werden der ZIP-Datei entnommen.

Auswahl des Elternordners

Alternativ kann hier ein Ordner aus der Verzeichnisstruktur ausgewählt werden.

ZIP-Datei

Wählen Sie hier die Import-Datei aus.

Quell = Ausgabedatei

Die Einstellung hier ist abhängig davon, welche Einstellungen in den Systemeinstellungen definiert sind.

Freigabeverfahren sofort starten

Die Mitglieder des Prüfungsteams bzw. Freigabeteams werden bei einem einstufigem Freigabeprozess oder nur Freigabe sofort benachrichtigt, dass ein Dokument zur Prüfung vorliegt. Das Dokument kann danach nicht mehr vom Redakteur bearbeitet werden. Ist die Einstellung nicht gesetzt, kann das Dokument noch bearbeitet und die Freigabe später über die Aktion "Freigabeverfahren starten" gestartet werden.

Dokumente sofort freigeben

Die Freigabe der Dokumente wird mit dieser Einstellungen beim Import sofort erteilt. Wenn bei den Einstellungen für Prüfung und Freigabe die Option AdHoc Freigabeverfahren ermöglichen gewählt ist, kann der Redakteur das Dokument auch ohne Freigabeprozess selbst freigeben, wenn diese Einstellung hier gesetzt ist. In diesem Fall muss der Redakteur noch mindestens einen Freigebenden auswählen.

Verantwortungsbereich

Definiert, wer für die Freigabe des Dokuments zuständig ist.

8.3.2. Dokumente exportieren


Gesamtes Verzeichnis exportieren

Erzeugt eine ZIP-Datei, die alle Dokumente des Verzeichnisses enthält und auch die Ordnerstruktur übernimmt. Ist die Einstellung nicht gesetzt, können einzelne Verzeichniszweige ausgewählt und in die ZIP-Datei übernommen werden.



Im Anschluss an den Export wird der Link auf die Export-ZIP-Datei mit Datum im unteren Bereich des Fensters eingeblendet.

9. Redaktion


Meine Dokumente, Dokumente in Arbeit, Dokumente zur Wiedervorlage

Ein Klick auf einen dieser Links zeigt die entsprechenden Dokumente in der Tabelle im rechten Bereich an.

9.1. Neues Dokument

Öffnet einen Dialog, in dem ein neues Dokument in das Dokumentenmanagement aufgenommen werden kann.

Titel / Thema

Tragen Sie hier die entsprechenden Begriffe ein.

Durchsuchen

Hier kann das Dokument geladen werden.

Autor / Verantwortlicher / Verantwortungsbereich

Wählen Sie hier die entsprechenden Zuständigkeiten aus.

Dokumententyp / Prozesstyp

Ordnen Sie den Dokumenten- und Prozesstyp zu.

Wiedervorlage

Geben Sie die Anzahl der Monate an, nach denen Sie eine Erinnerung an das Dokument wünschen. Das Wiedervorlagedatum wird in allen entsprechenden Tabellen angezeigt. Im Dokumentenmanagement ist bereits ein Intrexx Share Plugin konfiguriert, das einen Monat vor dem Wiedervorlagedatum automatisch eine Erinnerung für den Autor erzeugt.

Beschreibung

Hier kann eine Beschreibung des Dokuments erfasst werden.

Freigabeverfahren sofort starten

Startet das Freigabeverfahren.

Dokument sofort freigeben

Das Dokument wird sofort freigegeben.

Dokument in PVP anlegen

Diese Einstellung ist erreichbar, wenn der Intrexx Process Visualizer im Portal installiert ist. Das neue Dokument wird damit automatisch auch im Intrexx Process Visualizer angelegt.

Tabelle Meine Dokumente

Das gespeicherte Dokument wird jetzt hier angezeigt. Die Dokumenten-ID wurde automatisch erzeugt. Mit einem Klick auf den Titel in der Tabelle werden Sie über den Status und die weiteren Details des Dokuments informiert.

Veröffentlichungsorte

Hier werden die Ordnernamen aus der zuvor beschriebenen Verzeichnisstruktur, in der das Dokument veröffentlicht ist, aufgelistet.

Tabelle Mitgeltende Dokumente

Hier werden alle Dokumente aufgelistet, die dem aktuellen Dokument als mitgeltend zugeordnet wurden.

Verknüpfte Prozesse (Process Visualizer)

Diese zusätzliche Tabelle wird angezeigt, wenn der Intrexx Process Visualizer im Portal vorhanden ist. Hier werden die jeweiligen Prozesse aus dem Intrexx Process Visualizer, in die das Dokument eingebunden ist, angezeigt.

9.2. Version bearbeiten

Diese Aktion steht zur Verfügung, solange das Freigabeverfahren noch nicht gestartet wurde. Nach einer Freigabe können nur noch die Metadaten eines Dokuments bearbeitet werden, für weitere Bearbeitungen ist das Dokument gesperrt.



Die Metadaten, die beim Dokument hinterlegt sind, sind hier schon automatisch eingetragen. Gemäß den Systemeinstellungen kann die Vorgehensweise bei der Erstellung der Ausgabedatei beeinflusst werden.

9.3. Neue Version erstellen

Eine neue Version eines Dokuments kann bei freigegebenen Dokumenten oder bei entsprechender Berechtigung bei archivierten Dokumenten erstellt werden. Dabei wird eine neue Dokumenten-ID erzeugt. In den Tabellen, die Dokumente auflisten, wird die jeweils aktuellste freigegebene Version eines Dokuments angezeigt.

9.4. Abgelehnte Version überarbeiten

Wenn die Prüfung oder Freigabe einer Version nicht erfolgreich war, kann diese überarbeitet werden. Die Prüfungen und Freigaben werden gelöscht und der Freigabeprozess muss erneut gestartet werden.

9.5. Freigabe verlängern

Ist bei einem Dokument ein Wiedervorlagedatum in einem Monat oder einem kürzeren Zeitraum als einem Monat erreicht, kann die Freigabe über diese Aktion verlängert werden.

9.6. Metadaten bearbeiten

Über diese Aktion können die allgemeinen Daten des Dokumentes wie Titel, Thema, Prozesstyp etc. bearbeitet werden. Metadaten können auch noch bei freigegebenen Dokumenten bearbeitet werden.

9.7. Freigabeverfahren starten

Öffnet eine Seite mit einer Übersicht über die Mitglieder des Prüfungsteams und Freigabeteams des gewählten Verantwortungsbereichs.



Die Mitglieder des Prüfungsteams erhalten eine E-Mail, dass ein Dokument zur Prüfung vorliegt. Die Mitglieder des Freigabeteams werden ebenfalls per E-Mail informiert, sobald die Prüfung abgeschlossen ist. Wenn in den Einstellungen die Option Prüfer und Freigebende je Dokument einstellbar gewählt ist, können an dieser Stelle die Prüfungsteams und Freigabeteams bearbeitet werden.



Ist der Freigabeprozess gestartet, wird das Dokument in der Tabelle "Prüfungen" angezeigt. Über den Link des Prüfers können zusätzliche Informationen wie z.B. die Kontaktdaten eingeblendet werden.

Bemerkung
Blendet alle Bemerkungen des jeweiligen Prüfers ein.

9.8. Veröffentlichungsort hinzufügen

Das Dokument kann über die Aktion "Veröffentlichungsort hinzufügen" in der Verzeichnisstruktur eingeordnet werden.



Alle Dokumente können in beliebig vielen Verzeichnis-Ordnern veröffentlicht werden. Der Veröffentlichungsort kann geändert werden, wenn man auf den Ordnernamen in der Tabelle klickt. Ist bei einem Dokument noch kein Veröffentlichungsort hinzugefügt, wird es trotz Freigabe nicht in Tabellen oder dem Verzeichnis angezeigt. Benutzer sehen nur die Dokumente, die in einem Ordner veröffentlicht wurden, an dem ihnen die Rechte über den Verteiler des Ordners zugewiesen wurden.

9.9. Mitgeltende Dokumente

Dokumente, auf die vom aktuellen Dokument aus verwiesen wird, können als mitgeltende Dokumente zum Hauptdokument eingetragen werden.

Tabelle Dokumente zur Auswahl

Hier werden alle in Frage kommenden Dokumente aufgelistet.

Dokument zu den mitgeltenden Dokumenten hinzufügen
Verschiebt das Dokument in die Tabelle "Mitgeltende Dokumente".



Dokument aus den mitgeltenden Dokumenten entfernen
Entfernt das Dokument wieder aus der Liste der mitgeltenden Dokumente.

Mitgeltende Dokumente müssen ebenfalls in einem Ordner veröffentlicht werden. Zurd Auswahl sieht jeder Benutzer nur die Dokumente, an denen er berechtigt ist.

9.10. Dokument deaktivieren




Mit dieser Aktion werden Dokumente deaktiviert. Sie werden im Verzeichnis und allen Tabellen, die gültige Dokumente auflisten, ausgeblendet.DMS-Administratoren finden eine Übersicht aller deaktivierten Dokumente in der Übersicht Archivierte Dokumente.

Deaktiviert von

Wählen Sie hier den Benutzer aus, der für die Deaktivierung verantwortlich ist.

Deaktiviert am

Wird automatisch mit dem aktuellen Datum vorbelegt.

Grund

Tragen Sie hier den Grund für die Deaktivierung ein.

Eine Aktivierung von deaktivierten Dokumenten ist nicht möglich. Mitglieder der DMS-Administratoren-Benutzergruppe können eine neue Version eines deaktivierten Dokuments erstellen und anschließend einem verantwortlichen Redakteur zuweisen.

9.11. Prüfungen und Freigaben anzeigen




Mit dieser Aktion werden alle Mitglieder der Prüf- und Freigabeteams, die das aktuelle Dokument bearbeitet haben, mit dem jeweiligen Ergebnis des Prozesses angezeigt.

9.12. Alle Versionen anzeigen




Zeigt alle Versionen eines Dokuments an.

10. Prüfung




Mitglieder des DMS-Lenkungsteams, die als Prüfer des Dokuments ausgewählt wurden, finden im Menü "Dokumente" zusätzlich den Link "Meine Aufgaben". Die Anzahl der noch nicht erledigten Aufgaben wird im Link angezeigt. Hier werden alle Dokumente, die geprüft oder freigegeben werden sollen, aufgelistet. Ein Klick auf den Link eines Dokumentes zur Prüfung öffnet die Detailansicht des Dokuments.



Jetzt kann die Prüfung über die Aktion "Prüfung bearbeiten" gestartet werden.



Hier kann bei Bedarf eine Bemerkung und ein Datei-Anhang eingetragen werden. Der Prüfer kann über entsprechende Schaltflächen zustimmen oder ablehnen. Stimmt er zu und ist er der einzige Prüfer bzw. ist in den Einstellungen die Option "Prüfung erfolgreich, wenn ein Mitglied des Teams zustimmt" aktiviert, wird die Prüfung als abgeschlossen eingetragen. Lehnt der Prüfer das Dokument ab, wird der Redakteur per E-Mail informiert. Das Dokument bekommt den Status "Die Prüfung des Dokuments war nicht erfolgreich". Der Redakteur kann das Freigabeverfahren über die Aktion Abgelehnte Version überarbeiten zurücksetzen und für die überarbeitete Version erneut starten. Die Aufgabe des Prüfers ist damit erledigt. Auf der Seite des entsprechenden Redakteurs wird das Dokument nun mit dem Status "Freigabeprozess" eingetragen.



Klickt der Redakteur auf den Titellink, gelangt er auf die Detailansicht seines Dokuments.



In der Tabelle "Prüfungen" ist das Dokument nun als "erfolgreich" geprüft markiert. In der Applikation "Dokumentenmanagement" ist bereits ein Intrexx Share Plugin konfiguriert, das automatisch eine Benachrichtigung erzeugt, sobald ein Dokument geprüft werden muss. Ein weiteres, vordefiniertes Plugin erzeugt einen Beitrag, sobald eine Prüfung abgelehnt wurde.

11. Freigabe




Mitglieder des DMS-Lenkungsteams, die als verantwortlich für die Freigabe des Dokuments ausgewählt wurden, finden im Menü "Dokumente" zusätzlich den Link "Meine Aufgaben". Die Anzahl der noch nicht erledigten Aufgaben wird im Link angezeigt. Hier werden alle Dokumente, die geprüft oder freigegeben werden sollen, aufgelistet. Ein Klick auf den Titel-Link eines Dokumentes zur Freigabe öffnet die Detailansicht des Dokuments.

Freigabe bearbeiten

Startet die Freigabe.



Hier kann bei Bedarf eine Bemerkung und ein Datei-Anhang eingetragen werden. Der Freigebende kann über entsprechende Schaltflächen zustimmen oder ablehnen. Stimmt er zu und ist der einzige Freigebende bzw. ist in den Einstellungen die Option "Freigabe erfolgreich, wenn ein Mitglied des Teams zustimmt" aktiviert, wird die Freigabe als bereits abgeschlossen eingetragen. Lehnt der Freigebende ab, wird der Redakteur per E-Mail informiert. Das Dokument bekommt den Status "Die Freigabe des Dokuments war nicht erfolgreich". Der Redakteur kann das Freigabeverfahren über die Aktion Abgelehnte Version überarbeiten zurücksetzen und für die überarbeitete Version erneut starten.



Die entsprechende Aufgabe ist damit erledigt.



Auf der Seite des entsprechenden Redakteurs wird das Dokument nun mit dem Status "Freigegeben" eingetragen. In der Applikation "Dokumentenmanagement" ist bereits ein Intrexx Share Plugin konfiguriert, das automatisch eine Benachrichtigung erzeugt, sobald ein Dokument freigegeben werden muss. Ein weiteres, vordefiniertes Plugin erzeugt einen Beitrag, sobald eine Freigabe abgelehnt wurde.

12. Dokumente




Über das Applikationsmenü "Dokumente" können alle freigegebenen und veröffentlichten Ausgabedateien erreicht werden. Das Menü steht allen Benutzern zur Verfügung. Die Benutzer sehen jedoch nur die für sie freigegeben Dokumente. Die Tabelle, die die Dokumente auflistet, kann im Bereich "Tabelle filtern" nach Dokumenten-ID, Titel, Thema, Dokumententyp und dem Stand gefiltert werden. Ein Klick auf den Titellink öffnet die Detailansicht eines Dokuments.



Das Dokument kann mit einem Klick auf das Dateisymbol heruntergeladen und bearbeitet werden.

Zu den Favoriten hinzufügen
Nimmt oft benötigte Dokumente im Bereich "Favoriten" auf.



Aus den Favoriten entfernen
Trägt das Dokument aus den Favoriten aus.

In der Applikation "Dokumentenmanagement" ist bereits ein Intrexx Share Plugin konfiguriert, das automatisch eine Benachrichtigung erzeugt, sobald ein neues Dokument freigegeben wurde.

Verzeichnis




Ein Klick auf den Link "Verzeichnis" blendet die Ordnerstruktur ein. Auch hier werden nur die Dokumente angezeigt, die freigegeben und veröffentlicht sind. Außerdem muss der aktuelle Benutzer Mitglied in der Verteilerliste sein, für die der jeweilige Ordner in der Administration freigeschaltet wurde. Ein Klick auf einen Ordner blendet alle dort veröffentlichten, freigegebenen Dokumente ein. Auch hier können Dokumente zu den Favoriten hingefügt werden. Ein Klick auf den Titellink des Dokuments öffnet die Detailansicht.

13. Volltextsuche

Eine Volltextsuche ermöglicht die Suche in allen hinterlegten Dokumenten (pdf, ppt, doc, txt etc.). Bei dieser Suche werden alle Dokumente berücksichtigt, die für den aktuellen Mitarbeiter freigegeben wurden und im Verzeichnis veröffentlicht sind. Die Seite Volltextsuche kann optional zum Applikationsmenü hinzugefügt werden.

14. Office Integration

Wenn Sie das Dokumentenmanagement im Intrexx Portal Manager im Modul Applikationen öffnen, finden Sie in der Datengruppe "Dokumente" die Seiten Diese Seiten sind für die Nutzung mit der Intrexx Office Integration vorbereitet.



Je nachdem, welche Möglichkeiten die Redakteure zur Erstellung der Ausgabedatei besitzen, eignet sich eine andere Seite der Office-Integration zur Nutzung: Das Einstellen eines Dokuments mit einer eigenen Ausgabedatei ist über die Office-Integration leider nicht möglich. Wenn Sie die Intrexx Office Integration installiert haben, wird diese Seite für die Bearbeitung von Dokumenten über ein zusätzliches Menü im Microsoft Office Produkt aufgerufen. Die Office Integration steht ausschließlich den Benutzern der DMS-Redaktion zur Verfügung. Wenn Sie Mitglied der Benutzergruppe "DMS-Redaktion" sind, können Sie das Freigabeverfahren von Dokumenten in der Applikation Dokumentenmanagement direkt von Ihrem Microsoft Office Produkt aus starten. Die Ad-Hoc Freigabe ist nicht möglich. Beachten Sie also bitte, welche Einstellungen Sie für das Prüfungs- und Freigabeverfahren im Dokumentenmanagement-Menü Einstellungen gesetzt haben. Auch neue Dokumente können von Mitgliedern der Benutzergruppe "DMS-Redaktion" erstellt werden. So lange kein Freigabeverfahren gestartet wurde, kann eine Version direkt von Ihrem Microsoft Office Produkt aus bearbeitet werden. Bei freigegebenen Dokumenten kann auf diesem Weg eine neue Version erstellt werden.

15. Mobile Nutzung

Im Dokumentenmanagement sind Seiten für den mobilen Zugriff eingerichtet.



Benutzer haben mobilen Zugriff auf die für sie freigegebenen Dokumente. Mitglieder der Benutzergruppe DMS-Lenkungsmitglieder können über die mobilen Seiten Prüfungen und Freigaben bearbeiten.

16. PDF-Platzhalter

Über den Reiter Expert im Eigenschaftendialog der Applikation können mit Settings Platzhalter hinterlegt werden, die bei der Erzeugung von PDF-Dateien durch Werte aus einem Datenfeld ersetzt werden.



Der Schlüssel "dms3.replace" hat den Wert "list". Klicken Sie auf "Setting bearbeiten". um die Liste zu bearbeiten.



Hier können Sie die einzelnen Werte bearbeiten, indem Sie auf "Eintrag bearbeiten" klicken.



Sie erreichen den Dialog für die Bearbeitung von "guid" und den "identifier" per Doppelklick auf einen Eintrag oder mit Klick auf "Setting bearbeiten". Die Platzhalter werden über zwei Settings mit dem gleichen Index definiert.
  1. dms3.replace.<INDEX>.guid
    (Datenfeld aus der Datengruppe Dokumente)
  2. dms3.replace.<INDEX>.identifier
    Platzhalter

Beispiel:

1. Schlüssel: "dms3.replace.1.guid"
Typ: "guid"
Wert: "DD7DE07E7D960BF7A7EA70D1B124E0525B89E2C0"

2. Schlüssel: "dms3.replace.1.identifier"
Typ: "string"
Wert: "<FreigabeAm>"

In diesem Fall wird "<FreigabeAm>" im PDF durch das Freigabedatum ersetzt.

Die folgenden Platzhalter sind vordefiniert:

17. Troubleshooting

  1. Überprüfen Sie, ob die Dateien jacob-1.18-M2-x64.dll und die jacob-1.18-M2-x86.dll im Installationsverzeichnis /bin/windows/amd64 vorhanden sind. Falls nicht, kopieren Sie die Dateien aus dem Portalverzeichnis /lib/extensions/dms3 in das genannte Verzeichnis. Führen Sie nach dem Kopiervorgang einen Neustart des Portaldienstes aus.
  2. Überprüfen Sie alle Einträge in der DCOM-Konfiguration, wie hier beschrieben. Achten Sie darauf, dass immer ein Administrator vom Server verwendet wurde.
  3. Melden Sie sich mit dem Benutzer, der in der dcom.cnfg eingetragen ist, auf dem Server an. Öffnen Sie Microsoft Word mit dem Benutzer. Achten Sie dabei darauf, alle Dialog zu bestätigen, die eventuell angezeigt werden. Nach einem erneuten Öffnen von Microsoft Word sollten dann keine Dialoge mehr angezeigt werden.
  4. Zuletzt sollten Sie im Taskmanager überprüfen, ob es hängende Word-Instanzen gibt.
  5. Falls nur ein bestimmtes Format nicht hochgeladen werden kann, sollten Sie in den Einstellungen prüfen, ob das Format auch ausgewählt wurde.
  6. Falls ein neuer Benutzer kein Dokument einstellen kann, sollten Sie überprüfen, ob der Benutzer eine gültige E-Mail-Adresse hat.
  7. Falls eine neue Version nicht erstellt werden kann, sollten Sie überprüfen, ob die aktuelle Version in einem Format erstellt ist, das Word bearbeiten darf. Bei einem PDF könnte es zu Problemen kommen, wenn Sie eine Vergleichsdatei erstellen lassen.
  8. Wenn Sie nur ein bestimmtes Dokument nicht hochladen und umwandeln können, öffnen Sie es direkt in Microsoft Word und versuchen Sie dort ein PDF zu erstellen. Falls das an dieser Stelle auch nicht funktioniert, sollten Sie das Word Dokument überarbeiten.
  9. Wenn Sie eine Gruppe in eine DMS-Gruppe hinzugefügt haben, werden die Benutzer nicht gefunden, da der Filter nicht passt. Passen Sie Ihn wie folgt an:



    Suchen Sie nach allen Vorkommnissen der DMS-Lenkunsmitglieder- und DMS-Redaktion-Gruppe. Verwenden Sie die GUID von den beiden Gruppen für die Suche. Nach dem Veröffentlichen werden auch die Benutzer aus dieser hinzugefügten Gruppe angezeigt.
  10. Nach einem Update auf Intrexx 8 ist zu beachten, dass Anpassungen an der Applikation notwendig sind. Falls Sie keine Anpassungen an der Applikation vorgenommen haben, können Sie die aktuelle Version aus dem Application Store herunterladen. Importieren Sie diese Applikation mit der Option "Bestehende Applikation überschreiben". Danach müssen Sie die aktuelle Klasse aus dem Applikationspaket in Ihr Portalverzeichnis kopieren und damit die aktuelle ix-dms3.jar überschreiben. Nach einem Neustart des Portaldienstes sollten keine weiteren Probleme auftreten. Falls das nicht möglich ist, sollten Sie trotz allem die Applikation erneut herunter laden. Tauschen Sie zuerst die ix-dms3.jar mit der Datei aus dem Verzeichnis aus und starten Sie den Portaldienst neu. Fangen Sie erst danach mit den beschriebenen Anpassungen an. Anschließend muss das Setting
    <setting key="control.distribution.actionClasses" type="map">
    	<entry key="control" type="class">
    	<entry key="class" type="string" value="de.uplanet.lucy.server.dms3.businesslogic.control.PermissionDistributionActionControl"/>
    	</entry>
    </setting>
    
    auf den Seiten "Baumordner/Ordner bearbeiten" und "Baumordner/Unterordner erfassen" eingefügt werden.



    Suchen Sie anschließend im Javascript nach
    $(grpDistributor).append('<input type="hidden" value="hidden" name="fr_' + grpDistributor.id.substr(3) + '"/>');
    		
    und nach
    $(grpDistributor).find('[name="fr_' + grpDistributor.id.substr(3) + '"]').remove();
    		
    Kommentieren Sie alle Vorkommnise aus. Damit sollte auch die Vererbung mit Rechten im Internet Explorer funktionieren.
  11. Falls es immer noch ein Problem gibt überprüfen Sie den Verantwortungsbereich. Sind hier Prüfer und Tester hinterlegt? Wenn ja, haben alle Personen eine geschäftliche E-Mail Adresse?

18. Bekannte Fehlermeldungen

Fehlermeldungen (Ausschnitte):
  1. ERROR 2017-07-27 09:50:59,567 - de.uplanet.lucy.server.dms3.businesslogic.util.OfficePdfHelper[WebConnectorWorker-localhost:8102-3]
    Can't map name to dispid: ProtectionType
    com.jacob.com.ComFailException: Can't map name to dispid: ProtectionType
    at com.jacob.com.Dispatch.invokev(Native Method)
    at com.jacob.com.Dispatch.invokev(Dispatch.java:625)
    at com.jacob.com.Dispatch.callN(Dispatch.java:453)
    at com.jacob.com.Dispatch.call(Dispatch.java:529)
    ……
    at de.uplanet.lucy.server.engine.http.HttpRequestProcessingPipeline.process(Unknown Source)
    at de.uplanet.lucy.server.connector.web.WebConnectorWorkerThread.run(Unknown Source)
    Caused by: de.uplanet.lucy.server.businesslogic.BlException: Creating pdf file from source file blabla.docx failed.

    Überprüfen Sie die Vorgaben aus Punkt 2. bis 4.
  2. ERROR 2017-08-22 08:50:20,177 - de.uplanet.lucy.server.engine.http.ProcessActionsIxFilter[WebConnectorWorker-localhost:8104-7]
    Error while processing actions.
    de.uplanet.lucy.server.businesslogic.BlException: Saving the document failed.
    at de.uplanet.lucy.server.dms3.businesslogic.handler.DocumentPageActionHandler.processBefore(DocumentPageActionHandler.java:226)
    at de.uplanet.lucy.server.businesslogic.rtappservices.AbstractRtApp.callBeforeActionHandlers(Unknown Source)

    Caused by: de.uplanet.lucy.server.businesslogic.BlException: Creating pdf file from source file f31_0000_04_17_06_reisekosten.xltx failed.
    at de.uplanet.lucy.server.dms3.businesslogic.rtdata.dao.DocumentDao._getPdfOutputFile(DocumentDao.java:1879)
    at de.uplanet.lucy.server.dms3.businesslogic.rtdata.dao.DocumentDao.createOutputFile(DocumentDao.java:1430)
    at de.uplanet.lucy.server.dms3.businesslogic.handler.DocumentPageActionHandler.processBefore(DocumentPageActionHandler.java:147)
    ... 33 more
    Caused by: com.jacob.com.ComFailException: Invoke of: Open
    Source: Microsoft Excel
    Description: Die Open-Eigenschaft des Workbooks-Objektes kann nicht zugeordnet werden.

    Hier sollten Sie Punkt 3. beachten.
  3. Caused by: java.lang.IllegalArgumentException: Creating pdf file from file type jpg is not supported.at de.uplanet.lucy.server.dms3.businesslogic.util.OfficePdfHelper.createPdf(Unknown Source)

    Bei dieser Meldung sollten Sie Punkt 5. beachten.
  4. ERROR 2016-08-04 07:52:10,056 - de.uplanet.lucy.server.SystemLog[WorkflowTimerWorker-1470289489329]
    wfGuid=E7E73D8097FE9135AC66024DE8F1FE5506850899 wfTitle="Dokumentenmanagement 3.0" wfRun=E7E73D8097FE9135AC66024DE8F1FE5506850899-1470289489331 wfObjGuid=A9CBAA306A72E02E6DC68E28D4B7635B2D5ECE6A wfObjClass=de.uplanet.lucy.server.workflow.action.SendMailWorkflowAction wfObjTitle="eMail-Aktion" Error while processing workflow.
    de.uplanet.lucy.server.workflow.WorkflowException: Mail has no recipients.
    at de.uplanet.lucy.server.workflow.action.SendMailWorkflowAction._processImpl(Unknown Source)
    at de.uplanet.lucy.server.workflow.action.SendMailWorkflowAction.process(Unknown Source)

    Beachten Sie hier Punkt 6.