Connector für Microsoft SharePoint in Applikationen

Modul Applikationen Fremddaten einbinden

1. Fremddatengruppe erstellen

Eine Verbindung zu einer Microsoft SharePoint-Datenquelle kann in jeder beliebigen Intrexx-Applikation verwendet werden. Markieren Sie dazu den Applikationsknoten und legen Sie eine neue Fremddatengruppe über das Hauptmenü Neu / Fremddatengruppe an. Der Dialog zur Auswahl der Fremddatenverbindung öffnet sich automatisch.

Titel

Legen Sie hier den Titel der neuen Fremddatengruppe fest.

Datenbankverbindung

Hier kann die gewünschte Verbindung ausgewählt werden.

Datahandler

Hier wird bei einer Microsoft SharePoint-Verbindung der geeignete Datahandler automatisch eingetragen.

Tabelle/ Ansicht

Sie können den Namen der Tabelle bzw. Ansicht direkt eintragen oder auf "Suchen" klicken und im folgenden Dialog nach dem Tabellen- bzw. Sichtnamen suchen. Klicken Sie auf "OK", wenn Sie die Tabelle oder Sicht ausgewählt haben. Alle Informationen zu den Einstellungen zur Anmeldung finden Sie hier. Die gewünschten Datenfelder, die vom Microsoft SharePoint-Service bereitgestellt und in der Applikation angezeigt werden sollen, können jetzt auf dem Reiter Datenfelder ausgewählt und mit Applikations-Elementen verbunden werden.

2. Datenfelder

In SharePoint gibt es zwei Typen, die für die Verwaltung von Daten benutzt werden können: In einer Dokumenten-Bibliothek hat jedes Element genau einen Dateianhang, während ein Listen-Element eine beliebige Anzahl von Dateianhängen haben kann. In jeder SharePoint-Datengruppe gibt es das virtuelle Datenfeld "SharePointDocument", das auf SharePoint-Seite nicht existiert, sondern vom Connector erzeugt wird. Es wird von Intrexx als Dateifeld erkannt und bietet die Möglichkeit, auf die Dateien eines SharePoint-Datensatzes zuzugreifen. In den Eigenschaften des File-Datenfeldes können Sie entscheiden, ob Sie eine Dokumenten-Bibliothek oder eine Liste in ihrer Fremddatengruppe einsetzen.



Markieren Sie hier das Datei-Datenfeld und klicken Sie auf "Bearbeiten". Auf dem Reiter Allgemein werden der Titel des Datenfeldes und die Handlerklasse der SharePoint-Verbindung angezeigt. Daneben werden spezifische Angaben benötigt:

Version

Wählen Sie hier die Version Ihres SharePoint-Servers aus.

Typ

Wählen Sie hier aus, ob Sie eine Dokumenten-Bibliothek oder eine Liste verwenden möchten. Bei einer Dokumenten-Bibliothek sind weitere Angaben zur Ermittlung der Metadaten erforderlich, die im Folgenden beschrieben werden. Der Typ Liste erfordert lediglich die Auswahl der Version und - optional - die Check-Out-Einstellungen.

Dateiname

Wählen Sie für eine Dokumenten-Bibliothek das Feld aus, in dem der Name der Datei gespeichert bzw. erfasst wird.

Dateipfad

Wählen Sie für eine Dokumenten-Bibliothek das Feld aus, in dem das Verzeichnis, in dem das bzw. die Dateien abgelegt werden, gespeichert bzw. erfasst wird.

Zuletzt editiert

Wählen Sie für eine Dokumenten-Bibliothek ein Feld aus, in dem das Datum der letzten Änderung gespeichert wird.

Content Type ID

Wählen Sie für eine Dokumenten-Bibliothek ein Feld aus, das die Art des Dokuments in Form einer ID enthält, um die Dokumente, die Sie anhängen, später der richtigen Kategorie zuordnen zu können.

Check-Out benötigt

Mit dieser Einstellung legen Sie fest, dass Dokumente für die Bearbeitung zuvor ausgecheckt werden müssen. Darunter kann ein Feld ausgewählt werden, in dem Kommentare zur Bearbeitung eingetragen werden können. Diese Funktion wird ab SharePoint 2013 unterstützt.

3. SharePoint-Dateien und -Felder anzeigen und bearbeiten




Die Daten der SharePoint-Fremddatengruppe können z.B. in einer Ansichtstabelle angezeigt werden. Wählen Sie in den Eigenschaften der Ansichtstabelle die SharePoint-Fremddatengruppe in der Liste "Datengruppe" aus und nehmen Sie mit Klick auf "Spalte hinzufügen" die Felder auf, die Sie in der Tabelle anzeigen wollen. Hier sehen Sie ein Beispiel für die Ansicht einer Dokumentenbibliothek.



Und hier ein Beispiel für eine SharePoint-Liste.



Wenn Sie neue Daten erfassen oder bestehende Daten bearbeiten möchten, können Sie Eingabeseiten in den SharePoint-Fremddatengruppen erstellen.



Verbinden Sie die Eingabeelemente mit den Datenfeldern aus der Fremddatengruppe. Beim Element Dateiauswahl ist das SharePoint-Datenfeld bei der Konfiguration bereits ausgewählt. Wenn Sie nun noch eine Schaltfläche in der entsprechenden Ansichtstabelle aufnehmen, können bestehende Daten geändert werden. Wenn die Dateikontrolle mit einer Dokumentenbibliothek in SharePoint verknüpft ist, so ist in den Eigenschaften der Dateiauswahl als Upload-Verhalten die Einstellung "Vorhandene Dateien ersetzen" zu aktivieren, da pro Datensatz einer Dokumentenbibliothek nur eine Datei gespeichert werden kann. Für SharePoint-Listen wird die Option "Dateien hinten anhängen" empfohlen.

Bitte beachten Sie, dass für ein erfolgreiches Speichern der Dateien in Dokumentenbibliotheken sich mindestens ein Eingabefeld für den Pfad auf der Eingabeseite befinden muss. Pfad: Hier muss der Speicherort in Form eines SharePoint-Pfads hinterlegt werden. Üblicherweise ist dies der relative Pfad zu einer Liste bzw. Bibliothek in einer SharePoint-Site (z.B. /Freigegeben Dokumente). Soll in einen Unterordner gespeichert werden, so ist dieser an den Pfad anzuhängen (z.B. /Freigegeben Dokumente/Unterordner). Es wird empfohlen, diesen Wert automatisch im Feld vorzubelegen. Alternativ kann das Feld auch in den versteckten Bereich verschoben werden, sofern der Wert automatisch ermittelt werden kann. Optional kann auch das Feld Name für den Dateinamen und Titel für den Titel angelegt werden. Ist das Feld für Dateiname nicht vorhanden, ermittelt Intrexx den Wert automatisch aus dem Namen der hochgeladenen Datei. Wenn Sie die Daten einer SharePoint-Liste bearbeiten wollen, setzen Sie in den Eigenschaften der Dateiauswahl die Einstellung Upload mehrerer Dateien ermöglichen.

4. Anlegen und Bearbeiten von SharePoint Ordnern

Eine Besonderheit in Dokumentenbibliotheken stellen Ordner dar. Auch diese lassen sich über Intrexx erstellen und ändern. Dafür sind einige Vorbedingungen zu beachten.
  1. Auf der Eingabeseite darf sich kein Element Dateiauswahl befinden.
  2. Auf der Eingabeseite müssen sich mindestens Eingabefelder für Name, Pfad (Elternordner) und InhaltstypID befinden. Das InhaltstypID-Feld muss den Wert 0x120 beinhalten. Das Feld kann automatisch vorbelegt und im versteckten Bereich platziert werden. Das Pfad-Feld muss den Pfad des Elternordners beinhalten (z.B. /Freigegebene Dokumente). Außerdem kann der Titel erfasst werden.
  3. In der Fremddatengruppe der Dokumentenbibliothek müssen folgende Expert-Settings definiert werden:

    • sharepoint.document.library = true
    • sharepoint.file.contenttype.field.guid = GUID des InhaltstypID Feldes
    • sharepoint.folder.name.field.guid = GUID des Name Feldes
    • sharepoint.folder.name.path.guid = GUID des Pfad Feldes
    • sharepoint.version = SharePoint Version (SP2013 oder SP2010)

Weitere Informationen

Allgemeines
Systemvoraussetzungen
SharePoint-Daten konsumieren
SharePoint in Prozessen
Authentifizierung
Export / Import
Appendix